Bagaimana Melakukan Delegasi Tugas Efektif dengan MBTI

Efektifitas Delegasi Tugas Ala MBTI

Delegasi tugas efektif adalah salah satu dari kewajiban harian utama Anda sebagai pemimpin tim, pengusaha, ataupun pimpinan proyek atau organisasi.

Bahkan lebih daripada itu, bukan hanya suatu langkah delegasi tugas yang baik dan tepat merupakan kunci efisiensi, efektifitas, dan kesuksesan pekerjaan Anda, tapi delegasi tugas yang baik bisa membuat Anda tetap waras dan tidak kehilangan diri Anda dalam tumpukkan tugas dan target yang harus Anda capai setiap minggunya.

Dengan delegasi tugas yang baik, beban kerja dan goal Anda tidak perlu Anda pikul semuanya seorang diri, tapi bersama- sama dengan rekan, kolega, karyawan, dan anggota tim Anda.

Tapi hati- hati, delegasi tugas yang salah juga bisa bikin panas dalam Anda naik sampai ujung kepala, karena tugas yang menurut Anda seharusnya sederhana, malah jadi makin rumit dan berbelit- belit, masalah tidak selesai, dan target tidak tercapai.

Untuk bisa melakukan delegasi tugas optimal, ada beberapa hal yang perlu Anda lakukan.

Dan dengan melengkapi teknik delegasi Anda dengan pemahaman MBTI (Myers- Briggs Type Indicator), delegasi tugas Anda terhadap tim, karyawan, ataupun rekan Anda akan JAUH lebih berkembang lagi!

 

Bagaimana Melakukan Delegasi Tugas Efektif

Kemampuan melakukan delegasi dan membagi tugas dalam tim Anda adalah kompetensi, yang artinya bisa dipelajari oleh siapapun, dan bisa diterapkan efektif dimanapun, dengan menerapkan strategi dan langkah berikut.

 

1. Belajar Melepaskan dan Mempercayai

Salah satu masalah terbesar seseorang yang baru beradaptasi dengan posisi dan tanggung jawab barunya sebagai pimpinan adalah sulitnya dia melepaskan tugasnya begitu saja pada orang lain.

Kadang mereka merasa bahwa merekalah yang terbaik dalam bidang itu, dan karenanya sulit mempercayai bawahannya atau orang lain. Atau kadang- kadang, mereka terlalu berdedikasi pada satu hal, sehingga mereka terjebak dalam kebiasaan dan kesalahan melakukan micromanagement dalam segala hal dan tugasnya.

Ketika seseorang tidak bisa melepaskan tugasnya, ia akan kesulitan melakukan delegasi tugas dalam pekerjaannya.

Latih kemampuan delegasi Anda dari mulai melepaskan tugas- tugas kecil dan dengan konsekuensi kecil, dan pelan- pelan ke tugas- tugas yang lebih besar.

 

2. Menyusun Skala Prioritas

Dengan konsep quadran urgent- important, Anda perlu menyusun dan menetapkan ulang mana tugas yang paling penting dan dengan tanggung jawab terbesar, dan mana yang lebih kecil.

Susun prioritas Anda berdasarkan:

• Skala kepentingan.
• Skala urgensi.
• Skala kompetensi yang dibutuhkan.
• Skala konsekuensi dan resiko.

Pegang sendiri tugas dengan prioritas tertinggi dan dengan kebutuhan kompetensi yang hanya Anda yang dapat mengerjakannya, dan delegasikan yang lainnya, sesuai kemampuan, kompetensi, dan tanggung jawab masing- masing anggota tim Anda.

 

3. Beri Instruksi Jelas

Kesalahan lain dari pendelegasian tugas yang kurang efektif, adalah tidak diiringinya tugas- tugas yang diberikan itu dengan instruksi yang jelas.

Ketika beberapa atasan, manajer, atau pengusaha memberikan delegasi tugas pada tim dan karyawannya, beberapa tugas tersebut seringkali disampaikan secara luas dan umum, dengan hanya perintah dan tujuan semata, yang bahkan kadang- kadang pun, masih merupakan gambaran luas.

Yang harus kita ingat, kompetensi dan pemahaman setiap orang berbeda. Apa yang bisa dipahami oleh satu karyawan dan tim kita, belum tentu bisa dipahami oleh yang lainnya/

Jadi saat memberikan delegasi tugas, camkan hal- hal ini:

• Apakah sifat tugasnya sudan disampaikan dengan jelas?
• Apakah SOP (Standard Operation Procedure) telah dipahami oleh pelaksana tugas?
• Apakah cara kerja yang diharapkan sudah disampaikan?
• Apakah skill dan kompetensi khusus yang dibutuhkan sudah diberikan?
• Apakah instruksi detail (bila ada) sudah diberikan?
• Apakah tujuan akhir yang diharapkan sudah diberikan dengan jelas?

 

4. Dorong Terjadinya Feedback dan Masukan Tim

Suatu proses pendelegasian tugas yang baik tidak selesai hanya pada saat Anda memberikan tugas pada tim dan karyawan, tapi terus berlangsung hingga akhir, selama proses, dan hingga tujuan akhir tim Anda tercapai.

Dan selama proses itu juga, segala hal mungkin terjadi. Segala tantangan akan terjadi. Dan segala adaptasi dalam cara kerja, proses, atau tujuan mungkin perlu dilakukan karena situasi konsumen, pasar, inovasi baru, ataupun hal- hal lainnya.

Dan yang pertama kali akan merasakan perubahan itu, dan kebutuhan untuk adaptasi, adalah tim Anda yang Anda delegasikan memegang tugas di paling depan, di lapisan pertama. Anggota- anggota tim Anda.

Salah satu dari langkah delegasi tugas optimal, adalah dengan mendorong terhadinya feedback dan masukan dari tim Anda!

 

5. Percayakan, Tapi Pastikan Hasilnya

Setelah pemberian delegasi tugas pada tim Anda, saatnya Anda melakukan hal yang terpenting, dan mungkin tersulit dalam suatu proses pendelegasian tugas.

Mempercayakan tim Anda untuk melakukannya dengan cara mereka sendiri, membuat mereka dapat melakukannya dengan optimal sesuai kondisi mereka, dan menghindari micro management yang justru akan membuat proses delegasi terhambat, dan membuat beban Anda menjadi lebih berat.

Dan pada saat yang sama, Anda tetap perlu memastikan bahwa proses dan hasilnya berjalan sesuai dengan target dan kebutuhan Anda. Dan bahwa mereka dapat melakukan tugas tersebut dengan baik.

Tidak dengan terus memeriksanya setiap saat, tapi memeriksanya sekali- sekali, pada saat dibutuhkan.

Atau cara lain juga bisa Anda lakukan, dengan menggunakan aplikasi kerjasama antar anggota tim, misalnya dengan menggunakan Trello atau Todoist.

 

Melakukan Delegasi Tugas berdasarkan Preferensi MBTI

MBTI (Myers- Briggs Type Indicator) adalah profil preferensi yang menggambarkan potensi dan cara kerja setiap individu. Menurut Carl Jung, setiap orang memiliki preferensi berbeda- beda, Nature ataupun Nurture, yang membedakannya dengan orang lain.

Apa artinya ini dalam pemberian delegasi tugas?

Setiap anggota tim Anda berbeda, hebat dalam jenis tugas yang berbeda, dan ideal untuk diberi delegasi tugas yang berbeda pula!  Bila Anda memberikan tugas yang tepat pada orang yang tepat, hasilnya akan optimal! Dan sebaliknya, pemberian tugas pada orang yang tidak tepat, bisa membawa kegagalan.

Dengan memahami, mengaplikasikan, dan mengetahui MBTI Anda bersama kami, rekan, tim kerja, dan karyawan Anda, Anda dapat melakukan pendelegasian tugas yang TEPAT dan AKURAT, sesuai dengan potensi dan profil setiap anggota tim Anda!

Sebagai gambaran dasarnya saja:

 

Extrovert – Introvert

Menggambarkan sumber energi dan fokus setiap orang. Seorang extrovert yang mendapatkan energi dari banyak orang, orang lain, aksi, dan kondisi dari luar dirinya adalah orang yang ideal untuk diberi tugas yang berhubungan dengan banyak orang lain. Sementara pendelegasian yang membutuhkan rutinitas dan konsentrasi serta kontemplasi, mungkin lebih ideal Anda berikan pada anggota tim Anda yang introvert.

Sensing – Intuitive

Delegasikan tugas- tugas realisasi dan urusan data yang detail, sekuensial, dan perlu ketelitian pada anggota tim Anda yang memiliki profil ‘sensing’ yang cenderung teliti dan suka sistem, sementara tugas- tugas imajinatif, inovatif, dan penuh kemungkinan pada anggota tim Anda yang memiliki profil preference Intuitive, yang cenderung penuh ide, gagasan, dan suka pada berbagai kemungkinan.

Thinking – Feeling

Bila Anda memiliki tugas yang membutuhkan ketegasan, aksi tegas, dan langkah- langkah to the point, Anda mungkin ingin menugaskannya pada anggota tim Anda yang memiliki preferensi ‘thinking’. Mereka cenderung mengambil keputusan objektif dan tegas, dibandingkan anggota tim Anda yang memiliki dominasi ‘feeling’, yang akan lebih ideal untuk tugas- tugas simpatis dan emosional, dan dapat mengambil hati orang lain.

Judging – Perceiving

Saat Anda ingin melakukan delegasi tugas yang isinya membuat jadwal dan perencanaan, anggota tim Anda yang memiliki preferensi judging, yang suka pada keteraturan dan rencana jangka panjang adalah orang yang bisa Anda andalkan. Tapi kalau tugas yang akan Anda berikan membutuhkan dinamisasi dan adaptasi cepat, maka tugaskan tugas itu pada mereka dengan preferensi profil ‘perceiving’, yang akan bisa melaksanakannya dengan lebih luwes.

 

Inilah PENTINGNYA memahami dan mengaplikasikan MBTI dalam melakukan delegasi tugas yang optimal!

Selamat mencoba, dan raihlah kesuksesan dengan delegasi tugas efisien dan efektif!

Anda dapat lebih jauh memahami aplikasi MBTI dalam leadership, dan mengetahui serta mengajarkan aplikasi MBTI pada seluruh anggota tim Anda di sini.