Frequently Asked Questions – Project Management

Pemahaman Dasar Project Management

Apa itu Project Management?

Project Management adalah aplikasi dari knowledge, skills, tools, dan teknik untuk mencapai tujuan dari sebuah proyek.

Apa beda Project Management dengan Operation Management?

Perbedaan yang mendasar dari project management dan operations management adalah dari karakteristik repetisinya.

Project management sering dipakai untuk melakukan aktivitas-aktivitas yang bersifat sementara, sedangkan operations management dilakukan untuk beberapa aktivitas yang memang secara rutin dan repetitif.

Apa saja tugas dan tanggung jawab seorang Project Manager?

Tugas utama dari seorang project manager adalah mengelola proyek dengan efektif dan efisien. Untuk dapat mengelola menjadi efektif dan efisien, seorang project manager harus dapat membuat rencana proyek dengan baik.

Apa itu PMI dan PMBOK dalam dunia Project Management?

PMI adalah Project Management Institute, salah satu dari organisasi profesi project management yang ada di dunia. Berbasis di Pennsylvania, Amerika Serikat. Salah satu produk dari PMI adalah PMBOK, atau sering disingkat dari Project Management Body of Knowledge.

Project Management Body of Knowledge adalah standar project management yang merupakan hasil pemikiran dari beberapa pakar project management yang tergabung di dalam project management studio.

Apa saja yang termasuk dalam 5 Process Groups Project Management menurut PMI?

Ada 5 project management process group yang didefinisikan di dalam project management body of knowledge. Yaitu, Initiating, Planning, Executing, Monitoring dan Controlling, serta Closing.

Kelima proses grup ini bukan merupakan fase, melainkan pengelompokan saja. Nantinya, project management proses grup ini akan dipetakan dengan ke 10 Project Management Knowledge Area, yang nanti akan menghasilkan beberapa proses, yang membantu Project Management dan timnya, untuk dapat melolah proyeknya dengan efektif dan efisien.

Penerapan Project Management 

Apa biasanya yang diajarkan di pelatihan project management untuk karyawan?

Di dalam pelatihan project management yang sering diajarkan adalah, satu, apa prinsip-prinsip dasar dari project management.

Yang kedua, bagaimana melakukan perencanaan proyek dengan efektif dan efisien?

Yang ketiga, bagaimana memonitor dan mengontrol proyek itu dengan baik? Dan yang terakhir dan tidak kalah pentingnya adalah, bagaimana menutup proyek juga dengan baik!

Bagaimana cara mengidentifikasi dan mengelola risiko dalam sebuah project?

Resiko di dalam proyek merupakan sesuatu yang tidak dapat dihindari, karena proyek pada dasarnya terasosiasi dengan ketidakpastian atau uncertainties.

Langkah awal dari pengelolaan risiko di dalam proyek adalah mengidentifikasi risiko proyek itu sendiri. Nah biasanya identifikasi risiko proyek itu dilakukan dengan proyek manager bersama timnya.

Bahkan dibantu dengan beberapa ahli sehingga dapat mengidentifikasi risiko proyek dengan baik.

Tanpa adanya identifikasi risiko proyek yang baik, maka project manager dan timnya akan sulit untuk mengeluarkan risiko di dalam proyek tersebut.

Apa yang disebut project itu pasti besar? Adakah project yang skalanya kecil?

Proyek itu unik dan proyek itu memiliki karakteristik yang berbeda-beda. Bisa saja proyek itu diasosiasikan dengan lingkupnya, lingkupnya bisa besar dan kecil, atau mungkin diasosiasikan dengan kompleksitasnya, kompleksitasnya bisa rendah dan bisa tinggi.

Atau mungkin juga diasosiasikan dengan anggarannya, Anggarannya bisa rendah dan anggarannya juga bisa tinggi.

Jadi, bagaimana proyek itu diasosiasikan dengan besar atau kecilnya sangat bergantung bagaimana Organisasi yang mengelola proyek itu mengkategorikan kriteria dari proyek tersebut.

Apa itu Work Breakdown Structure, dan bagaimana cara bikinnya?

Work breakdown structure adalah sebuah teknik yang dipakai untuk menguraikan lingkup dari proyek menjadi beberapa lingkup yang lebih kecil sehingga lebih mudah dikelola oleh project manager bersama timnya.

Teknik untuk membuat work-britain structure adalah decomposition atau penguraya. Artinya lingkup yang lebih besar itu nantinya bisa diturunkan menjadi beberapa lingkup yang lebih kecil yang sesuai dengan lingkup yang didefinisikan oleh organisasinya.

Pertanyaannya, seberapa kecil atau seberapa rendah lingkup itu bisa diuraikan, nah itu sangat tergantung dari kesepakatan yang dibuat oleh organisasi proyeknya.

Bagaimana mengukur kinerja proyek dan mengidentifikasi kemungkinan perbaikan?

Pada dasarnya kinerja project paling tidak diukur dari dua dimensi. Dimensi pertama adalah waktu, dimensi kedua adalah biaya. Namun demikian banyak organisasi yang meng- extend kriteria dari kinerja proyek tersebut. Misalnya, safety atau misalnya kelayakan dari produknya.

Kinerja proyek akan lebih mudah untuk diukur atau digunakan jika mereka diidentifikasi dengan baik dan yang paling penting adalah bisa diukur dengan cara atau bisa terkuantifikasi, artinya penilaian kinerjanya tidak subjektif.

Apa seorang Project Manager harus expert di bidang project yang dia handle?

Seorang project manager akan semakin bagus jika dia memahami konteks project yang dikelolahnya. Akan tetapi hal tersebut tidak menjadi sebuah keharusan.

Tugas utama seorang project manager adalah mengelola projectnya, bukan fokus kepada konten dari si proyek itu sendiri. Oleh karena itu, memahami konteks industri-nya atau konteks proyeknya bagus tapi tidak menjadi sebuah keharusan.

Apa peran stakeholder dalam manajemen proyek, dan bagaimana cara melibatkan mereka?

Stakeholder kunci merupakan penentu, penentu utama dari proyek tersebut. Oleh karena itu penting bagi seorang project manager melibatkan mereka.

Melibatkan mereka bisa saja dengan memperkenalkan proyek ini dari awal, sehingga mereka paham dan mengerti apa dampak dari proyek tersebut atau dampak dari peran mereka terhadap proyek tersebut.

Semakin mereka memahami, maka semakin mudah project manager beserta timnya mendapatkan dukungan dan arahan dari stakeholder tersebut.

Bagaimana cara menentukan apakah sebuah proyek sebaiknya dihentikan atau dilanjutkan?

Untuk dapat memutuskan apakah proyek tersebut harus dilanjutkan atau harus dihentikan, itu sangat bergantung dengan kriteria kesuksesan dari proyek tersebut.

Biasanya kriteria kesuksesan dari proyek tersebut sangat bergantung dengan objektif atau tujuan utama dari proyeknya.

Pada dasarnya, jika tujuan utama dari proyek itu tidak dapat dicapai, maka besar kemungkinannya proyek tersebut akan dihentikan.

Namun kembali lagi, semua itu sangat bergantung dengan keputusan proyek sponsor dan juga proyek steering committee yang nanti akan memberikan penilaian hasil atas layak atau tidaknya proyek itu diteruskan atau dihentikan.

.

Apa strategi terbaik untuk mengelola perubahan dalam proyek?

Perubahan di dalam proyek tidak bisa dihindari. Kenapa? Karena dinamika dan juga proyek yang terasosiasi dengan ketidakpastian. Oleh karena itu, untuk dapat mengelola proyek dengan baik, maka perubahannya pun harus terkontrol.

Setiap perubahan yang ada, tidak harus selalu dilakukan. Tapi yang penting bagi seorang project manager dan timnya adalah melakukan assessment terhadap permintaan perubahan tersebut, sebelum perubahan tersebut dilakukan.

Hanya jika hasil assessment tersebut disetujui oleh proyek sponsor, bahkan juga project steering committee, maka perubahan tersebut dapat dikerjakan.

Apa beda Agile Project Management dengan Traditional Project Management?

Agile project management dan tradisional Project Management pada dasarnya memiliki konsep yang sama. Namun demikian, di dalam Agile Project Management, tingkat kompleksitas dan juga tingkat requirement-nya masih lebih tinggi dibandingkan dengan yang konvensional atau prediktif.

Namun demikian, pilihan atas agile project management dan juga konservatif atau prediktif project manajemen tidak untuk diperdebatkan karena masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangannya.

Apa tips terbaik untuk mengelola waktu dengan efisien dalam manajemen proyek?

Yang paling penting adalah bagaimana mengelola proyeknya menjadi lebih efektif di mana nanti proyek manajer dapat menentukan metode apa yang nanti akan pilih.

Pada dasarnya, waktu merupakan salah satu sumber daya proyek yang tidak dapat diambil ulang. Oleh karena itu, penting untuk dapat melakukan perencanaan penjatualan proyek dengan baik.

Biasanya penjatualan proyek itu harus dilakukan dengan atau dimulai dari pengelolaan lingkup proyeknya juga. Nah terkadang perubahan dari proyek juga terdampak atau berdampak terhadap waktu.

Gimana menentukan sebuah project sukses atau gagal?

Berhasil atau tidaknya dari proyek, itu sangat bergantung dari kriteria kesuksesan yang pertama kali disepakati oleh key stakeholders bersama proyek manajernya.

Jika proyek akhirnya memenuhi tujuan utama dari proyek tersebut, maka bisa dikatakan bahwa proyek tersebut dikatakan sukses. Namun demikian, terkadang tujuan tersebut bisa berubah di tengah-tengah bergantung dari kebutuhan utama organisasi proyek tersebut.

Nah, dinamika di dalam perubahan tujuan tersebut harus juga dikelola dengan baik sehingga nantinya tujuan tersebut bisa dicapai dan proyek bisa dikategorikan atau dikatakan sebagai proyek yang sukses.

Hal Yang Dibutuhkan Untuk Menjadi Project Manager

Apa skill paling penting yang harus dimiliki seorang project manager?

Skill utama dari seorang project manager adalah People skill. People skill merupakan skill yang penting yang harus dikuasai oleh project manager. Karena pada dasarnya project manager itu berinteraksi dengan orang di dalam proyeknya.

Beberapa key skills yang penting bagi seorang project manager adalah Communication, teamwork, kolaboratif, dan juga conflict management skills yang itu menurut saya sangat penting dibandingkan dengan technical skills-nya.

Tetapi bukan berarti technical skills-nya tidak diperlukan. Technical skills yang penting bagi seorang project manager seperti kemampuan melakukan analisis teknik dan juga pengetahuan terhadap konteks industri nya sangat mendukung si project manager berserta tim nya untuk dapat mengelola project nya dengan lebih efektif dan efisien.

Pada dasarnya projek manager tidak akan mungkin melakukan pekerjaannya tanpa timnya.

Bagaimana Anda membangun dan memotivasi tim proyek?

Timnya merupakan para pelaku yang berperan serta dan memiliki peranan penting di dalam proyek tersebut. Untuk dapat membuat mereka lebih membantu proyek manajernya, maka si proyek manajer itu harus bisa mengembangkan timnya.

Beberapa cara bisa dilakukan seperti team building dan yang tidak kalah penting. Menurut saya seorang project manager harus bisa memberikan visinya kepada tim tersebut agar mereka paham atas semua tindakan, semua pekerjaan yang diberikan dari proyek manajer terhadap timnya.

Apa hal terakhir yang perlu dilakukan project manager setelah project selesai?

Yang harus dihindari pada saat dia menyelesaikan proyeknya adalah menghindari 90% completion syndrome. Apakah itu? Itu adalah sindrom akan proyek seakan-akan sudah selesai, padahal belum.

Proyek hanya dinyatakan selesai jika mereka sudah memenuhi semua persyaratan bahwa proyek tersebut bisa selesai atau diselesaikan.

Nah biasanya yang paling utama adalah penyelesaian-penyelesaian kecil dan yang kedua adalah penyelesaian-penyelesaian yang bersifat administrasi.

Jangan pernah terjebak di dalam 90% Completion Syndrome.

Apakah Semua orang Bisa jadi Project Manager?

Pada dasarnya, siapa saja bisa dilatih dan dikembangkan menjadi seorang Project Manager. Yang paling penting adalah, satu, kebutuhan dari organisasi itu sendiri, dan yang kedua, yang pasti, aspirasi dari karyawan yang bersangkutan. Terkadang, aspirasinya terpenuhi, namun kebutuhannya tidak. Atau sebaliknya.

Apa seorang Project Manager harus expert di bidang project yang dia handle?

Seorang project manager akan semakin bagus jika dia memahami konteks project yang dikelolahnya. Akan tetapi hal tersebut tidak menjadi sebuah keharusan.

Tugas utama seorang project manager adalah mengelola projectnya, bukan fokus kepada konten dari si proyek itu sendiri. Oleh karena itu, memahami konteks industri-nya atau konteks proyeknya bagus tapi tidak menjadi sebuah keharusan.

Pahami bagaimana mengelola suatu project melalui pelatihan Project Management, dan pahami bagaimana saling bekerjasama untuk mencapai kesuksesan dalam project Anda!