Merancang Program Pelatihan Internal Perusahaan

Tahap- Tahap Merancang Program Training Karyawan

Merancang program pelatihan adalah salah satu tanggung jawab terpenting tim HR, atau bahkan manager dalam perusahaan atau organisasi manapun. Setiap pelamar kerja, tim, dan karyawan harus selalu memiliki kompetensi yang dibutuhkan sesuai job role masing- masing, agar dapat mencapai target yang telah ditentukan.

Saat level kompetensi karyawan tidak sesuai harapan, dan target organisasi tidak tercapai, maka solusi untuk menjembatani gap ini adalah dengan mengadakan pelatihan peningkatan kompetensi.

Sebuah program pelatihan harus dirancang dengan sempurna sesuai dengan empat hal:

1. Kebutuhan dan gap yang ada dalam organisasi.
2. Tujuan jelas dari diadakannya pelatihan dimaksud.
3. Pilihan kompetensi dan level expertise dari kompetensi itu.
4. Target peserta dan karyawan yang akan menerima pelatihan.

Dan untuk inilah, merancang program pelatihan untuk karyawan harus dieksekusi dengan sempurna.

7 Tahap Merancang Program Pelatihan dan Training

Baik program pelatihan dan program training yang Anda buat akan seluruhnya menjadi program internal yang diadakan di kantor oleh tim Anda sendiri, ataupun melibatkan tenaga atau pihak luar seperti associate trainer, training provider, ataupun EO, merancang program pelatihan yang baik tidak luput dari setidaknya 7 tahap penting ini.

Coba perhatikan ke tujuh hal ini, dan apakah Anda atau tim Anda sudah melakukannya saat merancang program training di organisasi Anda, atau masihkah ada satu atau dua hal yang luput dari proses Anda.

Tahap 1 – Lakukan Training Needs Analysis

Anda mungkin tidak percaya, tapi banyak lho orang yang melakukan dan merancang sebuah program training hanya dengan feeling dan dengan alasan ‘ingin’ semata, atau sekedar meniru modul online hasil ‘googling‘ populer. Jangankan membuat TNA, kebanyakan dari mereka bahkan tidak membuat sebuah program yang tepat untuk kebutuhan organisasi mereka.

Kami memandang setiap organisasi sebagai sebuah organisme hidup, yang unik, punya kebutuhan sendiri, dan budaya sendiri. Dan karena itu, sebuah proses Training Needs Analysis (TNA) yang tepat adalah esensial dan krusial dalam membuat dan merancang program training.

Hasil sebuah TNA harus menjadi basis program training internal Anda, dan memastikan program yang Anda rancang adalah program yang akan menjawab kebutuhan karyawan dan kebutuhan organisasi. Jangan merancang program pelatihan sebelum Anda tahu hal- hal seperti:

• Apa tujuan yang ingin dicapai?
• Bagaimana pelatihan dapat membantu tujuan itu?
• Apa jenis pelatihan untuk mencapai tujuan itu?
• Apa kompetensi/ KSA yang dibutuhkan?
• Siapa yang akan menerima program ini?

Pelajari bagaimana melakukan sebuah Training Needs Analysis yang baik di sini.

Tahap 2 – Menerapkan Pemahaman Adult Learning dalam Pelatihan

Mengajar anak- anak dan mengajar orang dewasa memiliki prinsip yang sangat berbeda. Pedagogy yang digunakan dalam membantu anak- anak belajar dan Andragogy yang digunakan untuk orang dewasa memperlakukan kedua jenis ‘murid’ ini dalam gaya belajar berbeda.

Program pelatihan yang mengabaikan hal ini, dan luput menerapkan pemahaman adult learning seringkali jadi terlalu bersifat ‘lectury’, terlalu mendikte, membosankan, atau bahkan bisa membuat trainernya jadi terkesan ‘sotoy’ atau sok tahu. Saat merancang program pelatihan perusahaan, Anda berurusan langsung dengan pelajar dewasa.

Dan untuk pelajar dewasa (peserta training Anda), ada beberapa prinsip adult learning yang harus Anda camkan.

6 Prinsip Adult Learners adalah:

1. Involved, ingin secara aktif terlibat dalam proses, dan belajar hal yang melibatkan diri mereka.
2. Experienced, mereka ingin dapat menghubungkan apa yang sedang mereka pelajari dengan pengalaman mereka.
3. Orientated, dapat memahami bagaimana yang mereka pelajari membantu tujuan mereka.
4. Practical, memahami bagaimana hal ini dapat dipraktekkan secara langsung dalam aktivitas.
5. Interested, tertarik pada apa yang mereka pelajari.
6. Respected, sebagai orang dewasa, mereka ingin dihargai dan opini serta pengalaman mereka diakui.

Dalam merancang program pelatihan perusahaan, pastikan Anda mempertimbangkan prinsip- prinsip ini.

Tahap Tiga – Menentukan Tujuan Pelatihan

Sekarang setelah Anda mengenal situasi organisasi lewat TNA dan membuat catatan sisi tentang prinsip adult learning, saatnya Anda menentukan tujuan yang ingin dicapai dari program pelatihan serta program training Anda.

Tujuan pelatihan adalah daftar checklist yang harus dapat dilakukan oleh peserta pelatihan dan training Anda setelah program training Anda selesai. Tujuan pelatihan yang Anda tentukan haruslah terukur dan kuantitatif, artinya dapat diukur dan dibandingkan dengan kondisi atau situasi awal sebelum diadakannya pelatihan.

Ada beberapa cara untuk melakukan ini, misalnya:

• Membandingkan KSA (Knowledge, Skill, Attitude) yang ingin dilatih, dengan mengukur level pra training dan post training.
• Memberikan metriks yang terukur untuk setiap KSA, dan level yang ingin dicapai.
• Menggunakan SMART goal, dalam membuat pernyataan tujuan training/ pelatihan.
• Menggunakan ABCD Learning Objective dalam membuat dan menentukan tujuan.
• Memakai 5W 1H, yang diiringi elemen kuantitatif.

Tahap ini juga akan berguna nantinya saat Anda melakukan evaluasi program pelatihan.

Tahap 4 – Merancang Modul Pelatihan (Materi Training)

Hanya di tahap keempatlah baru Anda bisa duduk cantik di depan komputer, di depan meja kerja bersama tim HR bersenjatakan laporan TNA di tangan, untuk merancang program pelatihan Anda. Inilah saatnya ‘memasak’ dan berkarya.

Tidak ada satu cara yang ‘harus’ atau ‘wajib’ dilakukan dalam merancang modul dan isi program pelatihan. Setiap trainer, coach, spesialis HRD, hingga manager, memiliki gaya dan kecenderungan berbeda dalam merancang modul saat merancang program pelatihan internal. Karena itulah kami menyebutnya ‘memasak’ dan berkarya, karena apapun yang Anda rancang disini tergantung pada pengetahuan dan kreativitas Anda.

Walaupun begitu, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam merancang modul pelatihan untuk training internal karyawan.

• Pilih modul program yang sesuai dengan tujuan pelatihan.
• Perhatikan urutan modul untuk menentukan flow training yang ideal.
• Perhatikan aktivitas, praktek, simulasi, dan energizer yang akan Anda gunakan.
• Pertimbangkan durasi pelatihan dan training.
• Pertimbangkan pilihan trainer, coach, dan training provider yang akan Anda ajak kerjasama.
• Pertimbangkan metodologi.
• Tentukan tempat dan ruangan program pelatihan.
• Rancang handout, flipchart, dan powerpoint yang sederhana tapi ampuh.

Anda dapat menggunakan excel untuk merancang flow dan rundown program training Anda, ataupun program dokumen lain favorit Anda.

Tahap 5 – Melaksanakan Training di Hari ‘H’

Saatnya telah tiba untuk pelaksanaan training Anda di hari yang ditentukan. Ibaratnya sebuah proses menyajikan makanan di rumah makan, ini saatnya para tamu datang berhamburan ke restoran Anda untuk mencicipi makanan yang telah Anda masak selama ini.

Supaya acara tidak berantakan, satu hal yang – walau sebenarnya sangat jelas – tapi tidak boleh Anda lupakan, adalah memastikan bahwa semua peserta yang terdaftar untuk pelatihan ini akan hadir di hari training di adakan, dan hadir tepat waktu.

Semua hal yang Anda butuhkan harus Anda siapkan SEBELUM hari ini, dari handout, sound system, flip chart, spidol, kertas cadangan, bangku dengan tata letak yang sudah ditentukan sebelumnya, konsumsi, hingga dokumen- dokumen tambahan dan lembar fisik ataupun digital pre- test dan post test. Bila Anda menggunakan prop untuk aktivitas, pastikan semua prop sudah ada sebelum acara, dan dalam kondisi baik.

Bila Anda menggunakan LMS atau sistem gamifikasi seperti Kahoot!, pastikan Anda sudah mencobanya dan semua berjalan baik. Anda tidak ingin terlihat celingukan karena ada sistem yang tidak berjalan sesuai rencana.

Tim trainer harus ada di lokasi 1- 2 jam sebelum pendaftaran peserta, dan semua harus dalam kondisi sempurna.

Tarik napas, dan GO!

Tahap selanjutnya adalah …