Training Needs Analysis mungkin adalah suatu istilah yang sering Anda dengar sebelumnya. Tapi sesering apa Anda benar- benar telah menggunakannya dalam aktivitas organisasi dan bisnis Anda?
Sebagai manajer HRD, trainer, atau leader di organisasi atau perusahaan Anda, akan datang waktunya Anda harus mempersiapkan program pelatihan sebagai solusi peningkatan kompetensi karyawan, tim, atau organisasi Anda. Tapi sebelum Anda mulai melakukan ini, Anda diharapkan melalui proses Training Needs Analysis, atau yang lebih dikenal dengan istilan TNA.
Kalau saat ini dalam proses membuat sebuah TNA, dan Anda masih bingung bagaimana cara melakukannya, jangan khawatir. Di artikel ini kami akan membahas bagaimana cara membuat TNA, dan langkah- langkah melakukan sebuah proses Training Needs Analysis yang baik, benar, dan efektif!
Training Needs Analysis adalah proses menemukan kesenjangan kompetensi yang benar-benar menahan kinerja, lalu memutuskan apakah pelatihan memang jawabannya. Mitologi Inspira adalah konsultan team development dan learning experience di Jakarta yang membantu tim HR menyusun Training Needs Analysis dari data kerja sehari-hari, supaya usulan pelatihan yang dibawa ke direksi berpijak pada bukti dan bukan pada dugaan.
Apa Itu Training Needs Analysis
Sebuah Training Needs Analysis harus ada bahkan jauh sebelum Anda membuat sebuah program training/ materi pelatihan. Membuat sebuah program training dan merancang materi pelatihan kompetensi TANPA didahului oleh proses TNA, beresiko bukan hanya pembuatan materi yang salah, tapi efektifitas program yang rendah, hingga hanya merugikan perusahaan.
Training Needs Analysis, kadang dikenal juga dengan istilah Training Needs Assessments (keduanya memiliki langkah, tujuan, dan proses yang sama/ serupa), adalah proses analisa terhadap berbagai unsur organisasi/ perusahaan, khususnya dalam sumber daya manusianya (HR), untuk menentukan kebutuhan dan hasil pelatihan.
Sebuah TNA, harus bisa menyimpulkan dan menjadi fondasi training perusahaan. Training Needs Analysis menjawab apa, untuk tujuan apa, siapa, bagaimana, kapan, dan dimana dari sebuah program pelatihan.
Inilah yang menjadi dasar pembuat materi pelatihan, dan panduan trainer dalam kelas.
Hasil Proses Training Needs Analysis (TNA)
Lebih dari sekedar menjawab pertanyaan program training, sebuah proses TNA harus bisa menjawab kebutuhan organisasi/ perusahaan. Sebuah laporan TNA harus dapat menunjukkan dengan jelas manfaat program training/ materi pelatihan yang akan dilaksanakan untuk perusahaan.
Sehubungan dengan itu, ada beberapa jawaban yang harus disediakan oleh laporan hasil Training Needs Analysis.
- Apa manfaat dan efek program pelatihan ini untuk bisnis?
- Apa yang dibutuhkan, dan sehubungan dengan tujuan apa?
- Siapa yang membutuhkannya?
- Bagaimana metoda delivery– nya?
- Dimana pelaksanaannya?
- Berapa biaya dan ROI yang diharapkannya?
Kapan Melaksanakan dan Mengadakan TNA
Proses TNA dilaksanakan saat Anda dan organisasi Anda memutuskan untuk merancang materi training, atau dalam proses merencanakan untuk mengadakan sebuah program pelatihan.
Pelaksanaan proses TNA dilakukan atas beberapa pemicu, misalnya karena adanya target atau tujuan perusahaan yang ingin dicapai; adanya gap atau masalah antara tujuan dan pencapaian; adanya situasi underperformance dari tim produksi; adanya asumsi kurangnya kompetensi dalam tim atau karyawan organisasi dan perusahaan, dan sebagainya.
Atau mungkin Anda merasa sales terlalu rendah, atau munculnya tantangan perubahan di business environment.
Kebutuhan untuk persiapan karyawan dalam situasi promosi atau rotasi, dan transisi tim juga bisa menjadi salah satu pemicu dibutuhkannya program pengembangan HR, dan dilaksanakannya Training Needs Analysis.
Tahap- Tahap Membuat Training Needs Analysis (TNA)
Ada berbagai teknik dan proses berbeda dalam mengadakan langkah- langkah Training Needs Analysis, beberapa organisasi memiliki SOP- nya sendiri dalam membuat TNA. Tapi secara umum, ada lima tahap utama dalam membuat TNA.
1. Tahap 1 – Organizational Analysis / Goal Analysis
Dalam tahap pertama ini, analisa TNA Anda harus dititikberatkan pada analisa tujuan dan target organisasi atau perusahaan. Dalam tahap ini, analisa dilakukan dengan membuat dan menetapkan tujuan training atau program pelatihan Anda. Sebuah program pelatihan ideal harus dibuat berdasarkan tujuan dahulu, dan bukan sebaliknya.
Tetapkan dan analisa tujuan yang ingin dan dapat diraih dengan training ini. Misalnya, menurunkan jumlah unqualified sales sebesar 15%, atau meningkatkan kompetensi digital tim dari point A ke point B.
Usahakan tujuan ini adalah tujuan yang dapat diukur.
2. Tahap 2 – Problem Analysis
Tidak semua target organisasi dan perusahaan dapat diselesaikan oleh training. Kadang, goal atau tantangan perusahaan Anda, baik yang Anda pilih atau ditetapkan oleh atasan tidak dapat diselesaikan oleh training atau program pelatihan semata.
Misalnya, tantangan turunnya sales ternyata diakibatkan BUKAN oleh kompetensi, tapi karena kurangnya stock produk.
Saat ini terjadi, tugas laporan Training Needs Analysis adalah termasuk menyatakan dan melaporkan, bahwa masalah yang terjadi, atau gap antara goal dan achievement yang ada, TIDAK DAPAT diselesaikan oleh program training.=, lalu berikan rekomendasi action lain untuk menyelesaikan hal itu dalam laporan Anda.
3. Tahap 3 – Job Role Analysis
Bila tujuan dan masalah itu bisa diselesaikan dengan program training, maka lanjutkan proses Training Needs Analysis ke tahap 3. Di tahap ini, Anda menganalisa dan mengumpulkan data, untuk menemukan point dan unsur KSA (Knowledge, Skill, Attitude), yang dibutuhkan untuk setiap calon peserta pelatihan.
Lakukan analisa, untuk menemukan KSA yang tepat untuk setiap peserta atau divisi. Misalnya kompetensi Persuasive Communication untuk tim Sales, atau Digital Competencies untuk tim media, atau mungkin Authentic Leadership dengan MBTI untuk level supervisor dan manajer.
Hitung dan data secara kuantitatif, dan lakukan analisa materi untuk menjawab ini.
4. Tahap 4 – Learner Analysis
Setelah ini, sebagai bagian dari tahap terakhir sebuah proses Training Needs Analysis, adalah Anda harus melakukan analisa dan mengumpulkan data dan traits mengenai peserta. Dan data peserta individual.
Ini termasuk data usia, jenis kelamin, level pendidikan, training yang pernah diikuti, level dan posisi kerja, latar belakang, dan sebagainya. Semua analisa data personal ini akan membantu dalam memutuskan bentuk training, metoda yang ideal, proses dan flow pemberian materi, gaya bahasa, engagement, atau bahkan memutuskan memilih trainer untuk program Anda.
Data ini juga akan membantu trainer dan facilitator di dalam kelas nantinya dalam melakukan delivery ideal.
5. Tahap 5 – Implementation Analysis
Tahap ini bukan merupakan tahap utama yang dilakukan oleh semua orang yang melaksanakan proses TNA, tapi juga dapat dilakukan sejak awal sebagai bagian dalam membuat TNA. Dalam tahap ini, Anda melakukan analisa pelaksanaan program, dari lokasi pelaksanaan, pemilihan trainer, materi yang dipilih, hingga besar biaya untuk melaksanakan program ini.
Biaya dan estimasi ROI training dapat dilakukan juga dalam tahap ini, untuk dimasukkan ke dalam Training Report di akhir implementasi program nantinya.
Contoh: Satu Training Needs Analysis untuk Keluhan Tim Sales Belum Mencapai Target
Tahapan di atas lebih mudah diikuti kalau dilihat pada satu kasus. Contoh berikut mengikuti pola yang paling sering muncul ketika direksi menilai tim penjualan kurang agresif, dan sekaligus memperlihatkan bahwa hasil akhir sebuah Training Needs Analysis tidak selalu berupa pelatihan.
- Keluhan yang masuk. Manajemen melaporkan tim penjualan belum mencapai target tiga kuartal berturut-turut, dan dugaan pertamanya adalah motivasi yang turun.
- Analisis organisasi. Diperiksa lebih dulu hal yang ada di luar orang: apakah targetnya masih masuk akal, apakah permintaan pasar dan harga bersaing berubah, dan apakah alat kerja serta datanya memang bisa dipakai. Kalau targetnya sendiri tidak realistis, pelatihan apa pun tidak akan menutup selisihnya.
- Analisis pekerjaan. Diuraikan apa yang sebenarnya harus dikerjakan seorang penjual setiap minggu, dari mencari calon pelanggan, menggali kebutuhan, menawarkan harga, sampai menutup kesepakatan dan menjaga pelanggan lama.
- Analisis individu. Kemampuan orang per orang dibandingkan pada setiap pekerjaan itu. Pada contoh ini satu penjual kuat di tahap penutupan tetapi lemah mencari calon baru, sementara penjual lain justru kebalikannya.
- Bukti yang dikumpulkan. Data pipa penjualan, catatan panggilan, hasil pendampingan lapangan, dan wawancara singkat dengan atasan langsung. Kuesioner saja biasanya tidak cukup untuk menemukan tahap mana yang bocor.
- Kesimpulan kesenjangan. Penyebab utamanya bukan motivasi, melainkan cara menyaring calon pelanggan: waktu penjualan habis pada calon yang sejak awal tidak cocok.
- Keputusan intervensi. Karena penyebabnya keterampilan menyaring prospek, yang dibutuhkan adalah pelatihan kualifikasi calon pelanggan ditambah pendampingan manajer di lapangan, bukan seminar motivasi.
- Cara mengukur hasil. Jumlah calon pelanggan yang lolos kualifikasi per minggu dan tingkat konversi setelah dua sampai tiga bulan dibandingkan dengan keadaan sebelum pelatihan.
Contoh ini memperlihatkan kenapa pekerjaan ini disebut analisis dan bukan pendataan. Keluhan yang masuk sebagai masalah motivasi berubah menjadi satu keterampilan yang jelas dan bisa dilatih. Sebaliknya, kalau hasilnya menunjukkan penyebabnya adalah target yang tidak realistis, alur kerja yang macet, atau data yang tidak pernah rapi, latihan untuk orang bukan jalan keluarnya, dan keputusan yang paling jujur adalah tidak mengadakan pelatihan sama sekali. Ketika kebutuhannya memang berupa keterampilan, jalur pelaksanaannya ada di pelatihan in-house, karena modulnya bisa disusun dari hasil Training Needs Analysis tim Anda sendiri.
Membuat Training Needs Analysis adalah salah satu penentu keberhasilan mengadakan program training yang sukses, efisien, dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.
Hubungi kami untuk membantu Anda dengan berbagai kebutuhan program training dan pelatihan Anda. Para professional kamipun dapat membantu Anda mengadakan training dan pelatihan untuk modul Develop Training Materials – mengajarkan semua tahap dari TNA sampai merancang modul dan pelaksanaan, disamping program Training of Trainers (ToT), untuk organisasi Anda!
Selamat meancang TNA untuk program Anda!
Pertanyaan yang Sering Diajukan tentang Training Needs Analysis
Apa bedanya Training Needs Analysis dengan Training Needs Assessment?
Dalam praktik sehari-hari kedua istilah ini sering dipakai bergantian, dan yang membedakan bukan namanya melainkan isinya. Assessment menunjuk pada pengumpulan datanya, misalnya kuesioner, wawancara, atau pengamatan kerja, sedangkan analysis menunjuk pada penimbangan data itu untuk memutuskan prioritas dan apakah pelatihan memang jawabannya. Kalau satu proses memuat keduanya, perusahaan biasanya tetap menyebutnya Training Needs Analysis.
Kapan perusahaan sebaiknya melakukan Training Needs Analysis?
Paling tepat sebelum anggaran pelatihan disusun, supaya yang dibiayai bukan topik yang sedang ramai melainkan kebutuhan yang sudah terbukti. Selain itu TNA dipakai ketika ada keluhan kinerja yang berulang, ketika ada standar kerja, sistem, atau alat baru, dan ketika pelatihan tahun sebelumnya tidak meninggalkan perubahan yang bisa ditunjuk.
Siapa saja yang sebaiknya dilibatkan dalam proses Training Needs Analysis?
Pemilik masalahnya, yaitu manajer lini yang sehari-hari melihat pekerjaan itu, bersama HR atau L&D yang menyusun kesimpulannya. Dua sampai tiga orang yang benar-benar mengerjakan pekerjaannya perlu diwawancara, bukan hanya atasannya. Kalau proses ini dikerjakan dari meja HR saja, hasilnya cenderung menjadi daftar keinginan, bukan daftar kebutuhan.
Data apa saja yang dipakai dalam Training Needs Analysis?
Data kinerja seperti hasil penjualan, kualitas, keluhan pelanggan, atau waktu penyelesaian pekerjaan, lalu hasil pengamatan di tempat kerja, wawancara, dan asesmen kompetensi bila ada. Data keluar masuk karyawan juga berguna untuk melihat bagian mana yang paling sering ditinggalkan. Satu jenis data saja biasanya menyesatkan, jadi dua sampai tiga sumber dipakai bersamaan.
Apakah hasil Training Needs Analysis selalu berupa pelatihan?
Tidak, dan justru di situ nilai utamanya. Sebagian kesenjangan berasal dari target yang tidak realistis, alur kerja yang berbelit, alat kerja yang tidak memadai, atau peran atasan yang tidak jelas, dan semuanya lebih murah diperbaiki tanpa pelatihan. Melatih orang untuk masalah yang sebenarnya masalah proses hanya memindahkan beban ke pesertanya.
Berapa lama proses Training Needs Analysis biasanya berjalan?
Untuk satu tim dengan keluhan yang spesifik, dua sampai empat minggu biasanya sudah cukup asalkan data kinerjanya tersedia. Kalau cakupannya menyentuh beberapa fungsi sekaligus, satu sampai dua bulan lebih realistis. Yang penting bukan cepatnya, melainkan prosesnya selesai sebelum anggaran dan jadwal pelatihan dikunci.
Di mana HR di Jakarta bisa meminta bantuan menyusun Training Needs Analysis?
Mitologi Inspira adalah konsultan team development dan learning experience di Jakarta yang mendampingi tim HR menyusun Training Needs Analysis, mulai dari mengumpulkan bukti sampai menerjemahkannya menjadi rancangan program yang bisa diukur. Prosesnya dimulai dari diagnostik organisasi dan asesmen, jadi topik pelatihannya mengikuti temuan, bukan sebaliknya.
Apa yang Sebaiknya Dipakai untuk Menyusun Training Needs Analysis di Perusahaan Anda
Setelah alat, contoh, dan pertanyaan yang sering muncul terbaca, langkah berikutnya bergantung pada seberapa jauh tim Anda sudah punya datanya. Pilih jalur yang paling dekat dengan keadaan sekarang, karena menyusun Training Needs Analysis tanpa data biasanya berhenti di asumsi yang sama seperti sebelum dimulai.
- Baru mulai dan perlu kerangka kebutuhan yang luas. Pakai enam area pelatihan karyawan sebagai peta awal, supaya kebutuhan yang muncul tidak langsung dipersempit ke satu topik sebelum akarnya jelas.
- Sudah tahu kebutuhannya dan perlu menyiapkan program di perusahaan sendiri. Lanjutkan ke pelatihan in-house dengan modul yang disusun dari temuan Training Needs Analysis Anda, bukan dari katalog yang sudah jadi.
- Kesenjangannya ada di cara tim bekerja bersama, bukan di pengetahuan orang per orang. Arahkan ke program pengembangan tim yang memetakan dulu keadaan tim lewat diagnostik, karena masalah kerja sama sering tidak selesai dengan menambah materi.
- Kesenjangannya terlihat pada cara pemimpin memberi arahan dan umpan balik. Pertimbangkan pelatihan kepemimpinan, karena kebiasaan atasan menutup diskusi dengan jawabannya sendiri sering lolos dari hasil TNA yang hanya menyurvei peserta.
Ujung dari Training Needs Analysis bukan dokumen, melainkan keputusan: melatih siapa, untuk keterampilan apa, dan diukur dengan apa. Sinergi tim tidak dibentuk dari satu sesi, jadi kebutuhan yang sudah terpetakan sebaiknya berlanjut pada penguatan berulang, bukan berhenti di satu hari pelatihan. Mitologi Inspira mendampingi perusahaan di Jakarta menyusun analisis kebutuhan dan merancang tindak lanjutnya bersama tim HR. Kalau Anda ingin membahas kebutuhan yang sedang Anda susun sekarang, hubungi kami lewat WhatsApp 0811 922 3601. Kalau kebutuhan dan jadwalnya sudah jelas, isi formulir kebutuhan supaya kami bisa menyiapkan rancangan program yang sesuai.
