Training Needs Analysis mungkin adalah suatu istilah yang sering Anda dengar sebelumnya. Tapi sesering apa Anda benar- benar telah menggunakannya dalam aktivitas organisasi dan bisnis Anda?
Sebagai manajer HRD, trainer, atau leader di organisasi atau perusahaan Anda, akan datang waktunya Anda harus mempersiapkan program pelatihan sebagai solusi peningkatan kompetensi karyawan, tim, atau organisasi Anda. Tapi sebelum Anda mulai melakukan ini, Anda diharapkan melalui proses Training Needs Analysis, atau yang lebih dikenal dengan istilan TNA.
Kalau saat ini dalam proses membuat sebuah TNA, dan Anda masih bingung bagaimana cara melakukannya, jangan khawatir. Di artikel ini kami akan membahas bagaimana cara membuat TNA, dan langkah- langkah melakukan sebuah proses Training Needs Analysis yang baik, benar, dan efektif!
Apa Itu Training Needs Analysis
Sebuah Training Needs Analysis harus ada bahkan jauh sebelum Anda membuat sebuah program training/ materi pelatihan. Membuat sebuah program training dan merancang materi pelatihan kompetensi TANPA didahului oleh proses TNA, beresiko bukan hanya pembuatan materi yang salah, tapi efektifitas program yang rendah, hingga hanya merugikan perusahaan.
Training Needs Analysis, kadang dikenal juga dengan istilah Training Needs Assessments (keduanya memiliki langkah, tujuan, dan proses yang sama/ serupa), adalah proses analisa terhadap berbagai unsur organisasi/ perusahaan, khususnya dalam sumber daya manusianya (HR), untuk menentukan kebutuhan dan hasil pelatihan.
Sebuah TNA, harus bisa menyimpulkan dan menjadi fondasi training perusahaan. Training Needs Analysis menjawab apa, untuk tujuan apa, siapa, bagaimana, kapan, dan dimana dari sebuah program pelatihan.
Inilah yang menjadi dasar pembuat materi pelatihan, dan panduan trainer dalam kelas.
Hasil Proses Training Needs Analysis (TNA)
Lebih dari sekedar menjawab pertanyaan program training, sebuah proses TNA harus bisa menjawab kebutuhan organisasi/ perusahaan. Sebuah laporan TNA harus dapat menunjukkan dengan jelas manfaat program training/ materi pelatihan yang akan dilaksanakan untuk perusahaan.
Sehubungan dengan itu, ada beberapa jawaban yang harus disediakan oleh laporan hasil Training Needs Analysis.
- Apa manfaat dan efek program pelatihan ini untuk bisnis?
- Apa yang dibutuhkan, dan sehubungan dengan tujuan apa?
- Siapa yang membutuhkannya?
- Bagaimana metoda delivery– nya?
- Dimana pelaksanaannya?
- Berapa biaya dan ROI yang diharapkannya?
Kapan Melaksanakan dan Mengadakan TNA
Proses TNA dilaksanakan saat Anda dan organisasi Anda memutuskan untuk merancang materi training, atau dalam proses merencanakan untuk mengadakan sebuah program pelatihan.
Pelaksanaan proses TNA dilakukan atas beberapa pemicu, misalnya karena adanya target atau tujuan perusahaan yang ingin dicapai; adanya gap atau masalah antara tujuan dan pencapaian; adanya situasi underperformance dari tim produksi; adanya asumsi kurangnya kompetensi dalam tim atau karyawan organisasi dan perusahaan, dan sebagainya.
Atau mungkin Anda merasa sales terlalu rendah, atau munculnya tantangan perubahan di business environment.
Kebutuhan untuk persiapan karyawan dalam situasi promosi atau rotasi, dan transisi tim juga bisa menjadi salah satu pemicu dibutuhkannya program pengembangan HR, dan dilaksanakannya Training Needs Analysis.
Tahap- Tahap Membuat Training Needs Analysis (TNA)
Ada berbagai teknik dan proses berbeda dalam mengadakan langkah- langkah Training Needs Analysis, beberapa organisasi memiliki SOP- nya sendiri dalam membuat TNA. Tapi secara umum, ada lima tahap utama dalam membuat TNA.
1. Tahap 1 – Organizational Analysis / Goal Analysis
Dalam tahap pertama ini, analisa TNA Anda harus dititikberatkan pada analisa tujuan dan target organisasi atau perusahaan. Dalam tahap ini, analisa dilakukan dengan membuat dan menetapkan tujuan training atau program pelatihan Anda. Sebuah program pelatihan ideal harus dibuat berdasarkan tujuan dahulu, dan bukan sebaliknya.
Tetapkan dan analisa tujuan yang ingin dan dapat diraih dengan training ini. Misalnya, menurunkan jumlah unqualified sales sebesar 15%, atau meningkatkan kompetensi digital tim dari point A ke point B.
Usahakan tujuan ini adalah tujuan yang dapat diukur.
2. Tahap 2 – Problem Analysis
Tidak semua target organisasi dan perusahaan dapat diselesaikan oleh training. Kadang, goal atau tantangan perusahaan Anda, baik yang Anda pilih atau ditetapkan oleh atasan tidak dapat diselesaikan oleh training atau program pelatihan semata.
Misalnya, tantangan turunnya sales ternyata diakibatkan BUKAN oleh kompetensi, tapi karena kurangnya stock produk.
Saat ini terjadi, tugas laporan Training Needs Analysis adalah termasuk menyatakan dan melaporkan, bahwa masalah yang terjadi, atau gap antara goal dan achievement yang ada, TIDAK DAPAT diselesaikan oleh program training.=, lalu berikan rekomendasi action lain untuk menyelesaikan hal itu dalam laporan Anda.
3. Tahap 3 – Job Role Analysis
Bila tujuan dan masalah itu bisa diselesaikan dengan program training, maka lanjutkan proses Training Needs Analysis ke tahap 3. Di tahap ini, Anda menganalisa dan mengumpulkan data, untuk menemukan point dan unsur KSA (Knowledge, Skill, Attitude), yang dibutuhkan untuk setiap calon peserta pelatihan.
Lakukan analisa, untuk menemukan KSA yang tepat untuk setiap peserta atau divisi. Misalnya kompetensi Persuasive Communication untuk tim Sales, atau Digital Competencies untuk tim media, atau mungkin Authentic Leadership dengan MBTI untuk level supervisor dan manajer.
Hitung dan data secara kuantitatif, dan lakukan analisa materi untuk menjawab ini.
4. Tahap 4 – Learner Analysis
Setelah ini, sebagai bagian dari tahap terakhir sebuah proses Training Needs Analysis, adalah Anda harus melakukan analisa dan mengumpulkan data dan traits mengenai peserta. Dan data peserta individual.
Ini termasuk data usia, jenis kelamin, level pendidikan, training yang pernah diikuti, level dan posisi kerja, latar belakang, dan sebagainya. Semua analisa data personal ini akan membantu dalam memutuskan bentuk training, metoda yang ideal, proses dan flow pemberian materi, gaya bahasa, engagement, atau bahkan memutuskan memilih trainer untuk program Anda.
Data ini juga akan membantu trainer dan facilitator di dalam kelas nantinya dalam melakukan delivery ideal.
5. Tahap 5 – Implementation Analysis
Tahap ini bukan merupakan tahap utama yang dilakukan oleh semua orang yang melaksanakan proses TNA, tapi juga dapat dilakukan sejak awal sebagai bagian dalam membuat TNA. Dalam tahap ini, Anda melakukan analisa pelaksanaan program, dari lokasi pelaksanaan, pemilihan trainer, materi yang dipilih, hingga besar biaya untuk melaksanakan program ini.
Biaya dan estimasi ROI training dapat dilakukan juga dalam tahap ini, untuk dimasukkan ke dalam Training Report di akhir implementasi program nantinya.
Membuat Training Needs Analysis adalah salah satu penentu keberhasilan mengadakan program training yang sukses, efisien, dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.
Hubungi kami untuk membantu Anda dengan berbagai kebutuhan program training dan pelatihan Anda. Para professional kamipun dapat membantu Anda mengadakan training dan pelatihan untuk modul Develop Training Materials – mengajarkan semua tahap dari TNA sampai merancang modul dan pelaksanaan, disamping program Training of Trainers (ToT), untuk organisasi Anda!
Selamat meancang TNA untuk program Anda!
3 Comments