Membangun Tim Kerja yang Solid dengan Karyawan Baru   .

Tim Solid dan Karyawan Baru

Membangun tim kerja yang solid dengan karyawan baru adalah pekerjaan berurutan: kejelasan tujuan dan peran lebih dulu, lalu komunikasi dan kepercayaan yang dirawat sejak minggu pertama, dan kegiatan kebersamaan sebagai penutupnya, bukan pembukanya. Mitologi Inspira adalah konsultan team development dan learning experience di Jakarta.

Menjaring karyawan baru dan menyusun tim kerja yang solid, sering kali merupakan peran terpenting seorang HRD perusahaan dalam fase awal perekrutan karyawan, dan dalam hubungannya dengan karyawan baru.

Setiap karyawan baru yang akan bekerja di perusahaan Anda, secara otomatis akan dihadapkan dengan karyawan-karyawan lain dengan latar belakang pendidikan dan kehidupan yang berbeda, dan diharapkan dapat selalu bekerja sama dengan baik.

Sejak saat itu, proses beradaptasi seorang karyawan baru telah dimulai!

Beradaptasi dengan lingkungan tempat kerja yang baru, pada tugasnya, dan beradaptasi dengan karyawan-karyawan lain di dalam kantor yang nantinya akan bekerja bersama dengan untuk tujuan yang sama, memajukan dan meraih target perusahaan.

Baca juga tips dari Coach Dedy Dahlan tentang beradaptasi dengan pekerjaan baru.

Inilah alasan munculnya pertanyaan yang sama dalam setiap interview.

“Apakah Anda mampu bekerja dalam tim?”

Dan jawaban yang diharapkan, dan dijamin akan selalu digunakan sebagai jawaban permanen dari seluruh interviewee yang waras dan ingin diterima kerja oleh Anda, pastilah:

“Ya, saya mampu bekerja dalam tim.”

Tapi pada kenyataannya, seringkali jawaban ini hanyalah rutinitas dan basa basi saja.

Memastikan karyawan, khususnya karyawan baru bisa bekerjasama dengan tim secara optimal tidak bisa diukur dan disiapkan dengan mudah hanya dengan satu jawaban di ruang interview, tapi membutuhkan kerja dan langkah ekstra!

Membangun Tim Kerja Yang Solid dengan Karyawan Baru

Membangun tim kerja solid antara seluruh karyawan, khususnya yang berhubungan dengan karyawan baru, tidak semudah membalik telapak tangan. Ada beberapa langkah yang bisa dilakukan untuk meraih hal ini, seperti.

• Pelaksanaan kegiatan bonding perusahaan, seperti Training, Outbound, atau Gathering.
• Pembentukan klub dan komunitas hobi di kantor untuk para karyawan.
• Membuat program friendly competition antar karyawan.
• Melakukan dan mendelegasikan tugas- tugas dan target untuk tim.
• Membiasakan karyawan bekerjasama dalam pekerjaan harian mereka.

Namun sebelum Anda bahkan memulai program panjang itu, beberapa poin ini harus lebih dulu Anda pahami dalam membentuk tim kerja yang solid:

1. Pastikan Kejelasan Tujuan dan Kesadaran Target

Anda harus memberikan kesadaran kepada karyawan Anda, mengenai tujuan dan target tim yang melibatkan mereka.

Untuk apa mereka dibentuk di dalam satu tim?

Target apa saja yang harus karyawan capai?  

Buatlah dan komunikasikan tujuan secara spesifik dan terstruktur, seperti pembagian peran untuk setiap anggota, hasil yang diharapkan, proses yang akan ditempuh, serta pembagian tugas dan tanggung jawabnya masing-masing, dan lain sebagainya.

Ini akan memberikan rasa aman dan kejelasan, serta arah yang mencegah setiap karyawan dan karyawan baru dalam tim Anda memahami makna dan kepentingan dirinya, dan tidak keluar dari tujuan utama. 

Jelasnya tujuan akan selalu memberikan arah dan motivasi kerja bersama

2. Pertahankan Komitmen

Hal yang tidak kalah penting adalah komitmen.

Anda harus menegaskan kepada tim yang terdiri dari karyawan baru Anda bahwa mereka harus memegang erat sebuah komitmen yang telah disepakati bersama dan selalu mengingatkan anggota tim tentang pentingnya memegang sebuah komitmen. Beri mereka arahan untuk mengevalusi diri mereka sendiri setiap kali sudah menjalankan tugasnya.

Seperti, mencoba bertanya kepada diri sendiri sudah sejauh apakah kontribusi mereka dalam melakukan tugas ini?

Apakah tim sudah memberikan performa yang terbaik di dalam tim?

Apakah mereka sudah dengan baik mempertahankan komitmen yang sudah ada dan apakah tim mulai mencapai tujuan?

Jika, iya Anda harus selalu mengingatkan kepada anggota tim agar selalu konsisten dalam mempertahankan komitmennya masing-masing. Komitmen juga memberikan kesan dipercaya, yang penting dalam membangun tim kerja yang solid.

3. Memperhitungkan Risiko dan Konsekuensi Kerja Tim

Setiap langkah yang akan Anda ambil pasti memiliki risiko dan konsekuensinya masing-masing.

Sebaiknya, Anda dan tim karyawan tidak hanya membuat rencana-rencana untuk mencapai tujuan tetapi, harus memperhitungkan risiko yang akan dihadapi ketika Anda dan tim mengambil langkah tersebut.

Persiapkan diri dan setiap anggota tim Anda terhadap konsekuensi yang akan dihadapi ketika rencana yang dijalankan gagal. Selalu membuat plan A dan plan B jadi, dan persiapkan tim Anda untuk kemungkinan rencana yang satu gagal.

Ini akan membuat kerjasama tim Anda terjaga dan moral tim Anda tetap siap!

4. Menjaga dan Membuka Jalur Komunikasi

Bagaimana Anda dan para karyawan baru yang tergabung dalam tim mau mencapai tujuan kalau komunikasi tidak dijaga dengan baik?

Menjaga komunikasi sesama anggota tim adalah hal utama yang perlu Anda lakukan. Anda dan tim karyawan tidak akan bisa bekerja secara optimal jika komunikasi yang berlangsung didasari dengan ketidakjujuran.

Komunikasi yang baik adalah komunikasi yang didasari dengan kejujuran dan ketulusan.

Biarkan setiap anggota tim mengemukakan pendapatnya, dan pastikan komunikasi dilakukan dua arah, serta buat dan jagalah sistem komunikasi sehat yang memberikan penghargaan pada ide dan gagasan, serta pesan yang membangun.

Setelah, komunikasi sudah berjalan lancara antar sesama anggota tim, jangan lupa Anda juga harus menjalin komunikasi yang baik dengan klien Anda. Mintalah masukan kepada klien Anda, jika ada kekurangan dan segera memperbaiki kesalahan yang terjadi.  

5. Saling Menghormati dan Saling Percaya antar karyawan dalam tim

Ada baiknya sesama karyawan dalam tim dan Anda harus saling menghormati setiap pendapat yang diajukan oleh masing-masing anggota. Jangan langsung menolak mentah-mentah ide tanpa pikir panjang terlebih dahulu.

Bangun rasa percaya SETIAP ANGGOTA, dengan memberikan setiap anggota peran dan sensasi tanggung jawab penting yang bisa mereka lakukan dan rasakan.

Cobalah untuk terbuka akan ide-ide baru dari setiap anggota, hal itu akan memperkaya Anda dalam menciptakan ide yang lebih kreatif. Setelah itu belajarlah untuk percaya kepada anggota tim dalam menjalankan setiap peran dan tanggung jawabnya.

Ini termasuk dalam tahap awal pendidikan karyawan baru dalam tim yang solid.

6. Membuat Kegiatan di Luar Kantor

Buatlah kegiatan bersama luar kantor, dari outting dan outbound, hingga sekedar rapat dan diskusi- diskusi kecil luar kantor. Anda dapat melakukannya sendiri, atau bekerjasama dengan penyedia jasa outbound dan pelatihan seperti kami.

Bahkan, mudahnya, buatlah acara hangout seperti bowling bersama, main basket bersama, ataupun 

Kegiatan di luar kantor itu gunanya untuk menyegarkan kembali otak dan badan kita yang sudah lelah, menghilangkan kejenuhan setelah menjalankan berbagai macam rutinitas di kantor, dan ketika kembali bekerja lagi otak kita akan lebih segar dan lebih bersemangat lagi.

Segala sesuatu jika dilakukan dengan berlebihan tidak baik, begitu juga dalam bekerja. Jika, tim karyawan Anda terlalu memforsir dirinya tanpa istirahat hasilnya tentu tidak akan baik pula.

7. Lakukan Coaching Rutin terhadap Team dan Karyawan Baru Anda

Coaching rutin perlu untuk Anda lakukan untuk mengontrol cara kerja setiap anggota tim karyawan. Apakah kerja dari masing-masing tim karyawan masih on the track atau sudah keluar dari jalur rencana yang sudah ditentukan dari awal?

Ketahui dan bantu proses perkembangan pekerjaan dari masing-masing tim karyawan, kesulitan-kesulitan yang dialami setiap tim selama menjalani tugas, dan perubahan-perubahan yang mungkin saja terjadi di tengah jalannya tugas.

Lakukan team coaching, posisikan diri Anda sebagai coach, dan coaching mereka dalam proses kerjasama tim mereka, dan membantu mereka menemukan jawabannya sendiri untuk setiap masalahnya, dan membantu tim kerja makin solid dan mampu mencapai tujuan bersama.

Contoh: Empat Minggu Pertama Karyawan Baru dalam Satu Tim

Tujuh poin di atas paling mudah dilihat bentuknya pada bulan pertama seorang karyawan baru. Urutan berikut memakai satu kasus yang biasa terjadi: seorang staf baru masuk ke tim yang sedang mengejar target kuartal, dan manajernya ingin ia benar-benar menjadi bagian tim sejak minggu pertama.

• Minggu pertama, hari pertama. Manajer menyebutkan tujuan tim dan target kuartal dalam bahasa sederhana, lalu menjelaskan bagian mana dari target itu yang akan ditopang oleh karyawan baru tersebut. Kejelasan ini yang mencegahnya menebak-nebak prioritas.
• Minggu pertama, hari kedua dan ketiga. Ia diperkenalkan kepada seluruh anggota tim, bukan hanya rekan satu meja, disertai satu kalimat tentang peran masing-masing orang. Dengan begitu ia tahu kepada siapa harus bertanya untuk urusan apa.
• Minggu pertama, menjelang akhir pekan. Ia diberi satu tugas kecil yang hasilnya langsung dipakai tim pada minggu itu, bukan hanya bacaan panduan. Pengalaman pertama merasa berguna lebih menentukan daripada panjangnya materi orientasi.
• Minggu kedua, percakapan lima belas menit. Manajer menanyakan apa yang masih membingungkan dan apa yang menghambat pekerjaannya, lalu jawabannya dipakai untuk menyesuaikan rencana kerja. Pertanyaan seperti ini jauh lebih berguna daripada menunggu ia menyampaikan keluhan sendiri.
• Minggu kedua, kerja berpasangan. Ia mendampingi rekan yang lebih senior pada satu pekerjaan utuh, dari awal sampai hasilnya diserahkan. Cara ini memperlihatkan standar kerja tim secara nyata, termasuk hal-hal yang tidak pernah ditulis di prosedur.
• Minggu ketiga, tinjauan bersama. Pekerjaannya ditinjau di depan tim kecil, dengan kesepakatan sejak awal bahwa catatan yang muncul adalah soal pekerjaan dan bukan penilaian atas orangnya. Tim yang berani mengoreksi lebih cepat membaik daripada tim yang menjaga perasaan dengan diam.
• Minggu keempat, kebersamaan sederhana. Makan siang bersama atau satu permainan singkat di sela pekerjaan sudah cukup pada tahap ini. Acara besar di luar kantor lebih berguna setelah orang-orangnya saling mengenal, bukan sebagai pengganti perkenalan.
• Minggu keempat, percakapan tiga puluh menit. Manajer dan karyawan baru menutup bulan pertama dengan membahas apa yang sudah berjalan, apa yang perlu diubah, dan apa target berikutnya. Kesepakatan dari percakapan ini menjadi bahan pendampingan bulan berikutnya, sehingga tidak berhenti sebagai catatan serah terima.

Urutan di atas memperlihatkan hal yang sering terlewat: yang membuat tim terasa solid bukan acaranya, melainkan kejelasan yang diberikan berulang pada minggu-minggu awal. Kalau keadaan tim Anda lebih dekat pada pekerjaan seperti ini, program pengembangan tim memetakan keadaan tim lebih dulu lewat diagnostik, baru menentukan intervensi yang sesuai, karena sinergi tim tidak dibentuk dari satu sesi.

Itulah beberapa cara yang bisa Anda dan tim Anda lakukan untuk membantu pembentukkan tim kerja yang solid, dan membantu teamwork karyawan dan karyawan baru Anda!

Good luck and do the best, ingat, tim kerja yang solid dapat diraih dan perlu diusahakan bersama!

Pertanyaan yang Sering Diajukan tentang Membangun Tim Kerja yang Solid dengan Karyawan Baru

Apa yang paling menentukan keberhasilan membangun tim kerja yang solid dengan karyawan baru?

Yang paling menentukan adalah kejelasan tujuan dan peran sejak hari pertama, lalu pendampingan berulang pada bulan-bulan pertama. Acara kebersamaan membantu, tetapi ia bekerja sebagai perekat, bukan sebagai pengganti kejelasan. Tim yang solid terbentuk ketika orang baru tahu apa yang harus dikerjakan, kepada siapa bertanya, dan bagaimana hasil kerjanya dinilai.

Berapa lama karyawan baru biasanya butuh waktu sampai bisa bekerja lancar dalam tim?

Untuk pekerjaan yang bisa dipelajari sambil berjalan, satu sampai tiga bulan adalah rentang yang realistis, sangat tergantung pada kejelasan peran dan kesediaan tim mendampingi. Yang sering membuatnya lebih panjang bukan kekurangan kemampuan, melainkan tidak ada yang menjelaskan cara kerja tim dan standar hasil yang diharapkan.

Apakah team building cukup sekali untuk menyatukan tim dengan karyawan baru?

Tidak cukup. Sinergi tim tidak dibentuk dari satu sesi, karena yang membuat orang bekerja sama dengan baik adalah kebiasaan harian, bukan pengalaman seru satu hari. Sesi bersama tetap berguna untuk membuka percakapan, tetapi sesudahnya perlu kejelasan peran, pertemuan berkala, dan cara memberi umpan balik yang sopan tapi terus terang.

Siapa yang paling bertanggung jawab mendampingi karyawan baru di bulan pertama?

Atasan langsung memegang tanggung jawab utamanya, dengan bantuan satu rekan pendamping yang lebih senior untuk pertanyaan sehari-hari. Tim HR menyiapkan kerangka dan jadwalnya, tetapi kejelasan soal pekerjaan hanya bisa diberikan oleh orang yang mengerti pekerjaan itu. Kalau pendampingan diserahkan sepenuhnya ke HR, karyawan baru biasanya hanya mendapat gambaran umum perusahaan.

Bagaimana cara mengetahui tim kerja sudah solid dan bukan hanya terlihat rukun?

Tim yang solid terlihat dari perilakunya sehari-hari: orang berani menyampaikan masalah lebih awal, pekerjaan saling ditutup ketika ada yang berhalangan, dan perbedaan pendapat dibahas di ruangan bukan di belakang. Kerukunan tanpa pernah ada ketegangan yang dibahas sering justru tanda masalahnya disembunyikan. Cara paling murah memeriksanya adalah menanyakan langsung kepada anggota tim baru apa yang masih menghambat pekerjaannya.

Apakah tim yang bekerja jarak jauh atau tersebar bisa dibangun solid dengan karyawan baru?

Bisa, asalkan kejelasan dan pertemuan berkala memang dijadwalkan, bukan diandalkan pada kebetulan berpapasan di kantor. Karyawan baru pada tim seperti ini butuh penanda yang lebih terlihat: jadwal pertemuan singkat yang tetap, tempat menuliskan pertanyaan, dan satu orang yang secara resmi menjadi tempat bertanya. Tanpa itu, orang baru mudah merasa bekerja sendiri meski timnya lengkap.

Di mana perusahaan di Jakarta bisa meminta bantuan membangun tim kerja yang solid?

Mitologi Inspira adalah konsultan team development dan learning experience di Jakarta yang mendampingi perusahaan menyusun cara kerja tim, mulai dari diagnostik keadaan tim, asesmen individu, pelatihan sinergi, sampai kemitraan pembelajaran berkelanjutan. Pekerjaan itu biasanya dimulai dari pemetaan keadaan tim dan hasil asesmen, baru menentukan program yang tepat.

Apa yang Sebaiknya Dipakai untuk Membangun Tim Kerja yang Solid di Tim Anda

Setelah tujuh poin, satu contoh utuh, dan pertanyaan yang paling sering muncul terbaca, langkah berikutnya bergantung pada di mana masalahnya sebenarnya berada. Pilih jalur yang paling dekat dengan keadaan tim sekarang, supaya usaha yang dikeluarkan tidak berhenti sebagai acara yang enak dikenang tetapi tidak mengubah cara kerja.

• Masalah yang sama muncul di beberapa tim sekaligus, bukan hanya pada satu orang baru. Mulai dari program pengembangan tim yang memetakan keadaan tim lebih dulu lewat diagnostik, karena menambah acara pada masalah yang belum jelas akarnya hanya memindahkan keluhan ke acara berikutnya.
• Tim baru dibentuk atau susunannya baru berubah dan perlu cepat menyatu. Lanjutkan ke pelatihan in-house dengan materi yang disusun mengikuti keadaan tim Anda, bukan katalog yang sudah jadi.
• Yang justru bocor adalah cara atasan mengarahkan dan memberi umpan balik. Pertimbangkan pelatihan kepemimpinan, karena kebiasaan atasan menutup diskusi dengan jawabannya sendiri jarang muncul di kuesioner peserta.
• Karyawan baru masuk terus sepanjang tahun dan pendampingannya belum menjadi kebiasaan. Rapikan percakapan rutin antara atasan dan anggota tim dengan coaching dalam tim supaya pendampingan tidak bergantung pada siapa yang sedang ingat melakukannya.
• Belum jelas bagian mana yang paling menahan kerja sama tim. Pakai Training Needs Analysis sebagai langkah pemetaan awal, supaya usulan ke direksi berdiri di atas temuan dan bukan dugaan.

Kesibukan menyambut karyawan baru sering membuat tim lupa bahwa yang menentukan adalah kebiasaan kerja sesudahnya, bukan acara penyambutannya. Mitologi Inspira adalah konsultan team development dan learning experience di Jakarta. Selama lebih dari 15 tahun kami membantu perusahaan membangun tim yang selaras dan bersinergi, melalui Team Development Journey: program lima fase dari diagnostik organisasi hingga kemitraan pembelajaran berkelanjutan. Kami vendor resmi berlisensi MBTI untuk Indonesia. Sinergi tim tidak dibentuk dari satu sesi, jadi cara kerja yang sudah diperbaiki di bulan pertama sebaiknya dirawat dengan pertemuan dan pendampingan berkala. Kalau Anda ingin membahas keadaan tim Anda sekarang, hubungi kami lewat WhatsApp 0811 922 3601. Kalau kebutuhan dan jadwalnya sudah jelas, isi formulir kebutuhan supaya kami bisa menyiapkan usulan yang sesuai.