Proses Memberi Teguran dan Peringatan
Surat peringatan untuk karyawan adalah sesuatu yang sering kali tidak terhindarkan dalam koleksi tugas seorang manajer..
Dalam menjaga kualitas dan rutinitas keseharian kerja, seringkali terjadi pelanggaran- pelanggaran peraturan atau tindakan yang tidak sesuai SOP dari karyawan. Berdasarkan praktis disiplin progresif, tentu langkah pertama adalah peringatan lisan.
Disiplin progresif merupakan kegiatan dengan memberikan hukuman – hukuman yang semakin berat terhadap pelanggaran yang berulang. Tujuan disiplin progresif agar karyawan melakukan tindakan korektif sebelum mendapatkan hukuman yang lebih berat. Biasanya berlangsung dalam tiga tahap yaitu peringatan lisan, teguran tertulis, lalu pemutusan hubungan kerja.
Baca juga – Mengatasi Karyawan Pelanggar Disiplin Dalam Bekerja Melalui Peringatan Lisan
Namun bila setelah peringatan lisan karyawan Anda tetap melakukan kesalahan yang sama, saatnya Anda memberikan teguran lebih keras dengan mengeluarkan surat teguran atau peringatan.
Bagaimana Menyusun Surat Peringatan untuk Karyawan
Biasanya terdiri dari tiga bagian, pertama, kedua dan terakhir serta diberikan secara berurutan. Surat peringatan pertama berlaku dalam jangka waktu enam bulan, apabila karyawan kembali melakukan pelanggaran dalam waktu enam bulan, maka Anda dapat memberikan surat peringatan kedua.
Hal yang perlu diperhatikan, bila karyawan Anda melakukan pelanggaran yang sama di luari jangka waktu enam bulan, surat peringatan yang diberikan adalah kembali sebagai surat peringatan pertama. Berlaku juga untuk peringatan kedua dan ketiga.
Dalam memberikan peringatan, terdapat beberapa hal yang harus dipertimbangkan.
Langkah Satu – Selidiki dan Lakukan Pertimbangan Ulang.
Sama halnya dengan langkah awal dari peringatan lisan, sebelum memberikan surat peringatan penting untuk meninjau fakta dan menilai situasi karyawan tersebut.
Tetap berpikir secara terbuka dan melihat sesuatu dari perspektif karyawan Anda. Cari tahu apa yang sebenarnya terjadi lebih dalam, alasan dan kondisi mereka. Pertimbangkan terlebih dahulu, mungkin saja situasi dan keadaan yang mereka alami lebih kompleks dari apa yang Anda duga.
Langkah Dua – Susun Surat Peringatan untuk Karyawan Anda
Dalam menulis surat peringatan, tetaplah jaga situasi dan sikap tenang, seobjektif mungkin dan tanpa kemarahan atau kebencian.
Tujuannya hampir sama dengan peringatan lisan yang telah dilakukan sebelumnya. Sampaikan pelanggaran atau tindakan tidak disiplin apa yang karyawan Anda lakukan dan langkah antisipatif yang Anda sarankan sebagai manager. Bila ada sanksi, tuliskan sanksi apa yang diberikan perusahaan serta masa berlakunya.
Jelaskan pelanggaran apa yang karyawan Anda lakukan sejelas-jelasnya. Apa perilaku atau aspek kerja karyawan Anda yang bermasalah, dan mengapa itu merupakan kesalahan. Apakah melanggar aturan dan kebijakan perusahaan atau telah mengakibatkan kerugian perusahaan. Jika melanggar peraturan atau kebijakan perusahaan, tuliskan aturan dan kebijakan tersebut.
Surat peringatan akan berdampak negatif kepada karyawan jika alasan pemberian surat tidak logis dan tidak berdasarkan pada peraturan atau kebijakan perusahaan. Pastikan juga, peraturan dan kebijakan tersebut sudah disosialisasikan kepada karyawan.
Langkah Tiga – Berikan Saran dan Langkah Memperbaiki
Setelah menjabarkan pelanggaran , berikan petunjuk dengan rinci, apa yang perlu dilakukan karyawan untuk memperbaiki masalah. Tawarkan juga saran dan rekomendasi perilaku bagaimana karyawan agar dapat disiplin atau memperbaiki kinerjanya.
Misalkan jika seorang karyawan memiliki catatan penjualan yang buruk terus menerus, Anda bisa menginformasikan kembali cara melakukan penjualan atau tawarkan pelatihan effective persuasive communication skill untuknya agar mencapai target dengan efektif. Memberikan saran, tawaran dan langkah berikutnya agar karyawan Anda dapat memperbaiki kesalahannya, bisa menjadi motivasi bagi karyawan.
Susun surat peringatan dengan nada yang tegas, logis dan bijak, agar Karyawan Anda memaknai surat peringatan tersebut tidak sebagai hal yang mengintimidasi atau ancaman.
Langkah Empat – Berikan Surat Peringatan Secara Langsung.
Dalam memberikan surat peringatan, tentu Anda sebagai mamager yang harus memberikan langsung kepada karyawan. Lakukan dengan cara yang bijaksana dan profesional, pastikan tidak ada karyawan lain yang melihat saat Anda memberikannya kepada karyawan. Lindungi privasi dan reputasi karyawan dengan memastikan bahwa ia adalah satu-satunya orang yang mengetahui mengenai surat itu.
Ajak karyawan Anda untuk berdiskusi mengenai peringatan itu dan tunjukan sikap perhatian Anda dan kepedulian. Berikan juga kesempatan karyawan Anda untuk menjelaskan apa yang dia rasakan, alasan dan pembelaannya yang mungkin bisa mejadi pertimbangan Anda.
Langkah Lima – Buat Salinan Surat Peringatannya
Jangan lupa, buat salinan dari surat peringatan yang Anda buat. Sangat penting bahwa manager memiliki catatan dari setiap dan semua surat antara Anda dengan karyawan. Selain itu, setiap kali Anda bersama karyawan Anda melakukan perbincangan dalam tahapan disiplin progresif, catat apapun yang dikatakan karyawan Anda. Menyalin peringatan serta notulensi percakapan dilakukan sebagai bukti bila karyawan Anda nanti mengelak telah mendapatkan surat peringatan.
Langkah Enam – Bila Masih Melanggar, Berikan Surat Peringatan Terakhir
Mendapati karyawan bebal, tidak bisa diatur dan tidak bisa disiplin adalah kemungkinan yang bisa terjadi kepada seorang manager. Sudah memberikan peringatan verbal, beberapa kali peringatan dan sanksi, namun karyawan Anda masih bersikap tidak disiplin dalam jangka waktu yang sudah ditetapkan, sudah saatnya berikan surat peringatan terakhir.
Sebelum memberikan peringatan ketiga, tinjau fakta pada setiap tahap proses disiplin. Buka kembali arsip, notulensi dan dokumentasi dimulai dari peringatan lisan, surat pertama dan kedua. Anda harus selalu meninjau informasi serta mempertimbangkan, Apakah karyawan Anda benar- benar bersalah atau tidak.
Jika Anda sudah yakin, berikan surat peringatan ketiga. Saat menulis surat, tegaskan sanksi yang sesuai.
Setiap manajer, organisasi, dan perusahaan, perlu beroperasi dalam disiplin dan dengan kapasitas penegakan peraturan dan kualitas kerja yang terkontrol.
Dan pada saat yang sama, jangan sampai melupakan elemen ‘manusia’-nya, pastikan langkah penegakan disiplin itu tidak melupakan elemen manusia, yang akan membuat karyawan loyal pada perusahaan Anda!
Mitologi Inspira adalah perusahaan penyedia training dan konsultan sumber daya manusia yang dapat membantu Anda dalam kebutuhan training, coaching, workshop, dan outing Anda dalam mengembangkan karyawan terbaik!
