Bagaimana Menggunakan Peringatan Lisan
Disiplin karyawan merupakan sebuah tantangan bagi seorang manajer. Butuh waktu dan proses yang tidak instan menjadikan disiplin sebagai budaya dan etos kerja bagi karyawan.
Tindakan disiplin karyawan yang efektif dan terbaik, adalah disiplin yang terjadi saat seorang karyawan dapat terinspirasi dan termotivasi bertindak disiplin karena keinginannya sendiri, dan bukan hanya karena paksaan dan keharusan mengikuti aturan atau kebijakan perusahaan.
Untuk dapat melakukan ini, kita perlu lebih memahami subtext dari tindakan pelanggaran itu, dan bukan sekedar memberi hukuman demi hukuman saja. Seorang manajer yang baik dapat menggunakan metoda coaching untuk dapat membantunya berkomunikasi dan membuka pemahaman lebih baik, sambil mengembangkan disiplin karyawan dari dalam dirinya.
Dan saat Anda benar- benar perlu memberikan teguran lisan, ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan.
Menegakkan Disiplin Karyawan dan cara Menegakkannya
Banyak perusahaan melakukan tindakan disiplin progresif dalam mengatasi perilaku karyawan yang bermasalah.
Disiplin karyawan progresif merupakan kegiatan dengan memberikan hukuman – hukuman yang semakin berat terhadap pelanggaran yang berulang. Tujuan disiplin progresif agar karyawan melakukan tindakan korektif sebelum mendapatkan hukuman yang lebih berat.
Biasanya langkah disiplin karyawan progresif berlangsung dalam empat tahap.
- Peringatan lisan.
- Teguran tertulis.
- Teguran tertulis terakhir.
- Pemutusan hubungan kerja.
Jadi tahap pertama, dan terpenting, adalah pada langkah dan strategi pemberian peringatan lisan.
Kunci dalam mendisiplinkan karyawan pada tahap peringatan lisan adalah komunikasi dengan tidak melakukan justifikasi.
Gunakan kompetensi komunikasi persuasif untuk mengajari, memberikan solusi, dan membimbing internal motivation karyawan untuk mau memperbaiki kesalahan tersebut untuk kemajuannya sendiri.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan saat mengatasi masalah disiplin karyawan dalam bekerja melalui komunikasi verbal atau peringatan lisan, adalah:
1. Cari Tahu ‘Mengapa’
Sebelum manager melakukan tindakan disipliner ataupun hukuman berat terhadap karyawan yang melakukan pelanggaran, penting untuk meninjau alasan serta bukti tindakan indisipliner. Tanyakan pada mereka apa yang sebenarnya terjadi, alasan dan kondisi mereka. Mngkin saja situasi dan keadaan yang mereka alami lebih kompleks dari yang terpikir.
Pastikan juga mereka memahami peran dan tugas posisi yang dipegangnya, mungkin saja mereka tidak disiplin karena tidak mengerti tanggung jawab mereka.
2. Sampaikan Secara Face to Face
Sampaikan secara pribadi.
Hal yang penting dalam menyampaikan peringatan lisan kepada karyawan perihal perilaku tidak disiplin karyawan adalah lakukan secara tatap muka dan pribadi. Hal ini untuk melindungi privasi dan reputasi karyawan Anda di tempat kerja. Memberikan peringatan lisan di depan umum akan membuat karyawan Anda tidak nyaman, merasa direndahkan dan dipermalukan.
Saat mengajak karyawan Anda untuk face to face, sampaikan tegas dan jelas, serta tidak merendahkan. Katakan seperti, “Setelah kamu selesai dengan tugas kamu, saya memiliki keperluan untuk berbicara dengan kamu di kantor, baik?”
3. Terarah Sesuai Dengan Permasalahan Utama
Sampaikan permasalahan langsung. Saat memberi peringatan bahwa kinerja karyawan tidak memuaskan atau tidak tepat, sampaikan dengan tidak bertele-tele atau meluas ke topik atau permasalahan lainnya.
Ketika membicarakan kinerja karyawan , berikan informasi bahwa Anda sebagai manager telah mengamati perilaku dan peduli terhadap mereka. Dengan hal demikian, mereka dapat mengerti mengapa Anda memberikan peringatan lisan, tidak asal menuduh.
Misalnya dengan mengatakan, “Saya telah perhatikan kamu akhir-akhir ini datang terlambat, mengapa?” atau “Saya memerhatikan Anda yang belum memenuhi target tepat waktu,” dengan demikian Karyawan akan merasa diperhatikan oleh manager.
4. Biarkan Mereka Memberikan Respon
Meski telah mencari informasi sendiri sebelum bertemu dengan karyawan, mungkin masih ada beberapa hal yang tidak diketahui oleh Anda sebagai manager. Berikan karyawan kesempatan untuk menjelaskan alasan mengapa dia bersikap tidak disiplin. Lihat dan perhatikan bagaimana sikap mereka dalam menerima apa yang telah Anda sampaikan, dan respon apa yang terjadi.
Libatkan mereka dalam komunikasi dua arah dengan Anda. Meski demikian jangan terlalu pecaya dengan semua yang mereka katakan. Bersikap kritis saat menerima jawaban karyawan Anda. Pertimbangkan respon karyawan mengenai tindakan tidak disiplin mereka menjadi bagian dari keputusan manager.
Dengarkan secara seksama dan penuh perhatian, kemudian evaluasi kembali situasi dan perilaku tidak disiplin karyawan Anda. Anda sebagai manager mungkin menemukan bahwa karyawan Anda tidak melakukan sesuatu yang salah, mungkin mereka memiliki alasan yang masuk akal atau mungkin sesuai dengan yang Anda pikirkan. Namun kuncinya adalah mendengarkan.
5. Komunikasikan Kebijakan Perusahaan
Jika Anda masih berkeyakinan karyawan Anda terbukti bersalah setelah mendengarkan keterangannya, sebagai Manager harus menjelaskan mengapa bahwa perilaku atau kinerja karyawan tersebut tidak memuaskan.
Jika karyawan disalahkan karena masalah, perilaku tidak disiplin yang dilakukan karyawan tersebut harus berdasarkan aturan di dalam perusahaan. Apa mereka benar-benar melanggar aturan dan kebijakan perusahaan, atau tidak. Dengan menjelaskan peraturan serta kebijakan perusahaan yang telah dilanggarnya, mereka akan mudah menerima serta berupaya untuk melakukan koreksi di masa yang akan datang.
6. Menawarkan Bimbingan.
Tidak hanya sampai dengan penjelasan kebijakan perusahaan, memberikan bimbingan merupakan salah satu bagian dari proses mendisiplinkan karyawan. Menawarkan bimbingan bentuk dari kepedulian Anda sebagai manager untuk karyawan. Berikan beberapa saran perilaku alternatif untuk memperbaiki kesalahan yang telah dilakukan.
Apakah karyawan tidak memahami kebijakan perusahaan, atau alasan lain sehingga dia tidak disiplin, tawarkan mereka cara untuk menghindari masalah yang sama. Misalkan jika seorang karyawan mengalami masalah berinteraksi dengan rekan kerja lainnya sehingga tidak nyaman. Sebagai manager Anda dapat merekomendasikan pegawai dari sumber daya manusia yang ahli berinteraksi dengan orang lain untuk membantu karyawan tersebut.
Jika seorang karyawan tidak memenuhi tenggat waktu atau target, cari alasannya kemudian tawarkan solusi yang realistis. Bimbing dengan mengawasi dia untuk mencari cara tepat untuk memenuhi tenggat waktu serta mencapai target.
7. Catat dan Simpan.
Jangan sampai peringatan lisan yang telah Anda lakukan dengan karyawan tersebut tidak tercatat.
Sangat penting untuk menyimpan setiap rinci dari perbincangan antara Anda dengan karyawan. Hal ini dapat membantu Anda mengingat percakapan sebelumnya, dan juga dapat membantu Anda untuk melakukan evaluasi, menilai kemajuan karyawan.
Tekan turnover dan tingkatkan kualitas kerja dengan membantu karyawan Anda meningkatkan motivasi pribadi dalam berkarya lebih disiplin dalam bekerja.
Bagaimana Anda meningkatkan kualitas disiplin karyawan di kantor dan perusahaan Anda?
