Biaya training karyawan terdiri dari enam komponen, dan tiga di antaranya paling sering luput dari anggaran: waktu peserta yang terpakai selama sesi, biaya persiapan di sisi fasilitator, dan biaya tindak lanjut setelah sesi selesai. Kalau ketiganya dihitung, hasilnya sering berbeda jauh dari angka yang tertulis di penawaran paling murah. Anggaran yang hanya menghitung biaya kegiatan akan terlihat hemat di kertas, lalu mahal di hasil, karena isinya tidak berpindah ke pekerjaan sehari-hari.
Kenapa anggaran training sering meleset
Anggaran pelatihan biasanya disusun dari satu angka: harga program. Padahal harga program hanya menutup sebagian biaya yang benar-benar keluar dari perusahaan. Sisanya tersebar di departemen lain, tercatat sebagai jam kerja yang tidak sempat dipakai, dan tidak pernah muncul di satu lembar anggaran mana pun.
Akibatnya ada dua. Pertama, perbandingan antar penawaran jadi tidak setara, karena yang dibandingkan hanya bagian yang kelihatan. Kedua, keputusan untuk melanjutkan setelah sesi selesai jadi lebih sulit dipertahankan, karena tidak ada anggaran yang disiapkan untuk itu sejak awal.
Enam komponen biaya training karyawan
- Waktu peserta. Setiap hari pelatihan adalah hari kerja yang tidak dipakai untuk pekerjaan rutin. Nilainya bisa diperkirakan dari jumlah peserta dikali jumlah jam pelatihan dikali perkiraan nilai jam kerja mereka, dan angkanya sering lebih besar daripada biaya programnya sendiri. Komponen ini biasanya tidak masuk anggaran karena tercatat sebagai jam kerja biasa, bukan biaya pelatihan
- Fasilitator dan persiapan. Ini bukan hanya fee hari pelaksanaan, tetapi juga waktu untuk memahami konteks tim dan menyesuaikan materi. Fasilitator yang menyiapkan bahan khusus akan memberi angka persiapan yang berbeda dari yang memakai modul siap pakai, dan bedanya sebaiknya dipahami sebelum membandingkan harga
- Fasilitas dan logistik. Ruang, konsumsi, peralatan, transportasi, dan penginapan kalau dilakukan di luar kota. Paling mudah diperkirakan, karena semuanya berbentuk pembayaran ke pihak ketiga dengan tarif yang bisa diminta tertulis
- Materi, alat, dan instrumen. Buku kerja, perlengkapan aktivitas, dan yang paling sering luput: biaya instrumen asesmen bila program memakai tes kepribadian atau diagnostik. Instrumen resmi punya biaya per peserta, dan biaya itu biasanya merupakan baris terpisah, bukan bagian dari harga program
- Waktu internal perusahaan. Jam yang dipakai tim HR untuk mengumpulkan data peserta, mengurus undangan, menagih konfirmasi, dan mengoordinasikan lokasi. Jarang dihitung, padahal jumlahnya bisa mencapai beberapa hari kerja untuk program berskala besar
- Tindak lanjut. Penguatan setelah sesi, pendampingan berkala, dan pemeriksaan hasil. Komponen ini paling sering dihapus saat anggaran dipotong, dan justru komponen inilah yang menentukan apakah isi pelatihan bertahan setelah beberapa minggu
Kalau enam komponen itu ditulis berdampingan, komposisinya biasanya seperti ini.
| Komponen | Siapa yang biasanya menanggung | Cara memperkirakannya |
|---|---|---|
| Waktu peserta | anggaran departemen masing-masing peserta | jumlah peserta x jam pelatihan x perkiraan nilai jam kerja |
| Fasilitator dan persiapan | anggaran pelatihan | tanyakan berapa hari persiapan yang termasuk dalam penawaran |
| Fasilitas dan logistik | anggaran pelatihan atau anggaran umum kantor | minta tarif tertulis dari penyedia tempat dan konsumsi |
| Materi, alat, dan instrumen | anggaran pelatihan, sering terpisah | tanyakan biaya per peserta untuk setiap instrumen yang dipakai |
| Waktu internal perusahaan | tidak dianggarkan, hanya terpakai | catat jam kerja tim HR selama persiapan dan pelaksanaan |
| Tindak lanjut | anggaran pelatihan tahun berikutnya, sering terlewat | tentukan sejak awal berapa kali penguatan akan dilakukan |
Cara menghitung anggaran per peserta tanpa menebak
Tiga langkah ini membuat angka anggaran bisa dipertahankan saat ditanya direksi.
- Hitung dulu biaya per peserta, bukan biaya total. Bagi semua komponen dengan jumlah peserta. Angka per peserta membuat perbandingan antar format jadi setara, termasuk saat satu format memakai dua batch dan yang lain satu batch besar
- Pisahkan yang sekali keluar dan yang berulang. Fasilitas dan logistik biasanya sekali keluar. Waktu peserta dan penguatan biasanya berulang. Memisahkan keduanya membuat Anda tahu bagian mana yang bisa ditekan tanpa memotong hasilnya
- Sisakan satu baris untuk penguatan sejak awal. Bila penguatan tidak dianggarkan sejak awal, ia akan selalu dianggap biaya tambahan di tengah jalan, dan biasanya yang pertama dipotong
Satu hal yang sering salah: membandingkan penawaran memakai angka total saja. Dua penawaran dengan angka total mirip bisa punya isi yang sangat berbeda, terutama pada jumlah hari persiapan, jumlah peserta per batch, dan ada tidaknya rencana tindak lanjut. Cara memeriksa isi penawaran sampai ke komponennya kami bahas di paket training perusahaan: isi dan cara kerjanya.
Komponen yang paling sering dipotong, dan paling mahal kalau dipotong
Kalau anggaran harus dipangkas, urutan pemotongan yang paling sering terjadi adalah penguatan dulu, lalu jumlah hari persiapan fasilitator, lalu jumlah peserta per batch dinaikkan supaya biaya per kepala turun.
Ketiganya terlihat seperti penghematan yang aman. Padahal ketiganya memotong bagian yang membuat isi pelatihan berpindah ke pekerjaan sehari-hari. Peserta yang bertambah membuat waktu bicara per orang berkurang. Persiapan yang dipangkas membuat materi kembali generik. Penguatan yang dihapus membuat sesi berhenti sebagai pengalaman, bukan perubahan cara kerja.
Kalau anggarannya memang terbatas, urutan yang lebih aman adalah mengecilkan cakupan, bukan memangkas kedalaman. Pilih satu tim dan satu masalah yang jelas, jalankan dengan persiapan dan penguatan yang utuh, lalu pakai hasilnya sebagai alasan untuk anggaran berikutnya. Program kecil yang tuntas lebih mudah dipertahankan daripada program besar yang setengah.
Kapan anggaran training sebaiknya dialihkan
Ada kalanya anggaran pelatihan lebih baik dipakai untuk hal lain, dan mengatakannya lebih jujur daripada tetap menjalankannya. Tiga tanda yang perlu diperiksa lebih dulu. Pertama, masalahnya bukan pada kemampuan orang, melainkan pada proses kerja yang memang tidak bisa dijalankan dengan baik oleh siapa pun. Kedua, dua divisi punya target yang saling bertentangan, sehingga apa pun yang dilatihkan akan kembali berbenturan setelah sesi. Ketiga, keputusan penting sedang tertahan menunggu hal yang tidak ada hubungannya dengan orang.
Pada tiga kondisi itu, pelatihan hanya membuat orang lebih sopan saat berselisih, tanpa menghilangkan sumber perselisihannya. Yang lebih tepat adalah memperbaiki proses atau menyelaraskan target lebih dulu, baru melatih setelahnya.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apa saja komponen biaya training karyawan?
Ada enam: waktu peserta, fasilitator dan persiapan, fasilitas dan logistik, materi dan instrumen, waktu internal perusahaan, serta tindak lanjut setelah sesi. Tiga yang terakhir paling sering luput dari anggaran.
Mengapa biaya training sering lebih besar dari penawaran yang diterima?
Karena penawaran hanya memuat sebagian komponen. Waktu peserta tercatat sebagai jam kerja biasa, waktu internal tim HR biasanya tidak dihitung, dan biaya penguatan sering muncul di tengah jalan sebagai tambahan.
Bagaimana cara membandingkan dua penawaran training dengan adil?
Bandingkan biaya per peserta, lalu periksa jumlah hari persiapan, jumlah peserta per batch, instrumen yang dipakai beserta biaya per pesertanya, dan ada tidaknya rencana tindak lanjut. Angka total saja tidak cukup.
Berapa sebaiknya anggaran tindak lanjut disiapkan?
Sebaiknya disiapkan sejak awal sebagai baris tersendiri, bukan sebagai cadangan. Tanpa baris itu, penguatan selalu dianggap biaya tambahan dan biasanya menjadi yang pertama dipotong saat anggaran ditekan.
Apakah biaya instrumen asesmen dihitung terpisah dari harga program?
Ya, biasanya terpisah. Instrumen resmi punya biaya per peserta di luar harga program, jadi mintakan angka per peserta sejak penawaran awal supaya komponen ini tidak muncul sebagai tambahan setelah program berjalan.
Kalau Anda sedang menyusun anggaran pelatihan dan ingin memeriksa komponen mana yang sudah masuk dan mana yang belum, hubungi tim sales Mitologi Inspira di WhatsApp 0811 922 3601 atau isi formulir kebutuhan di https://mitologiinspira.com/needs/. Untuk melihat bentuk dan alur pelaksanaan kegiatannya, halaman in-house training menjelaskan langkah kerjanya dari persiapan sampai penutup.
