Team building di Jakarta selalu berputar pada tiga keputusan yang saling mengunci: format, besar paket, dan tempat. Urutan yang paling menghemat waktu adalah menentukan tujuan dan jumlah peserta lebih dulu, baru memilih tempat, karena format yang benar untuk tim 25 orang akan salah untuk 80 orang.
Mulai dari tujuan, bukan dari tempat
Kesalahan yang paling sering terjadi adalah tempat dipesan lebih dulu, lalu aktivitasnya menyesuaikan ruangan yang sudah dibayar. Akibatnya kegiatan berjalan meriah, tetapi tidak ada yang berubah saat tim kembali bekerja.
Tiga tujuan yang paling sering muncul, dan bentuknya berbeda:
- Menyegarkan hubungan antar anggota tim yang jarang bertemu.
- Merapikan cara kerja tim yang serah terimanya sering tertahan.
- Mengenalkan cara kerja baru setelah perubahan struktur atau penggabungan tim.
Tujuan pertama bisa selesai dalam setengah hari. Tujuan kedua dan ketiga hampir selalu butuh lebih dari satu sentuhan, dan aktivitasnya bukan yang utama. Sinergi tim tidak dibentuk dari satu sesi.
Format team building yang paling sering dipakai di Jakarta
| Format | Durasi | Jumlah peserta | Paling cocok untuk | Catatan tempat |
|—|—|—|—|—|
| Permainan indoor di ruang kantor | dua sampai tiga jam | 15 sampai 30 orang | tim yang sulit keluar kantor | butuh ruang kosong minimal 8 x 8 meter |
| Gameday indoor di hotel atau venue | setengah hari | 20 sampai 60 orang | tim lintas divisi, perayaan pencapaian | pastikan ruang bisa ditata berkelompok, bukan hanya teater |
| Aktivitas luar ruang ringan | setengah sampai satu hari | 20 sampai 50 orang | menyegarkan hubungan antar anggota tim | wajib ada ruang cadangan bila hujan |
| Rangkaian kelas dan aktivitas berbasis asesmen | dua hari, ditambah sesi lanjutan | maksimal 30 per batch | merapikan cara kerja dan komunikasi tim | ruang kelas dengan meja berkelompok, bukan kursi berbaris |
| Outing sosial tanpa sesi terfasilitasi | satu hari atau lebih | tidak terbatas | mempererat hubungan informal | tidak dirancang untuk mengubah cara kerja |
Format terakhir sering dianggap setara dengan empat yang lain. Perbedaannya besar: outing tanpa sesi terfasilitasi tidak punya mekanisme apa pun untuk mengubah cara kerja tim.
Berapa besar paketnya dan apa yang membuat angkanya berbeda
Tidak ada satu angka yang berlaku untuk semua tim di Jakarta. Besar paket ditentukan empat hal: jumlah peserta, durasi, kedalaman tindak lanjut, dan jarak tempat dari kantor.
Satu batch dijaga maksimal 30 orang. Di atas angka itu, waktu untuk latihan berpasangan dan pembahasan kasus per orang menjadi terlalu tipis, sehingga tim berisi 60 orang hampir selalu lebih baik dipecah dua batch.
Beberapa hal biasanya dihitung terpisah dari biaya sesi, dan perbedaan inilah yang membuat dua penawaran tampak jauh berbeda padahal isinya mirip:
- Sewa ruang dan peralatan, kalau kegiatannya tidak berjalan di kantor Anda.
- Konsumsi peserta dan tim fasilitator.
- Transportasi dan akomodasi bila lokasinya di luar kota.
- Instrumen asesmen resmi per peserta, karena lisensinya memang dihitung per kepala.
- Waktu kerja peserta yang tersita. Ini sering tidak ditulis di penawaran, padahal biayanya paling besar.
Memilih tempat di Jakarta: lima hal yang diperiksa lebih dulu
1. Akses dan jam berangkat. Perjalanan pagi di Jakarta menentukan jam mulai yang realistis. Tempat yang bagus tetapi membuat sepertiga peserta datang terlambat akan merusak pembukaan.
2. Kapasitas ruang gerak. Untuk 30 peserta yang bergerak dalam kelompok, ruang kelas biasa dengan kursi berbaris tidak cukup. Periksa denahnya, jangan hanya nama ruangannya.
3. Cuaca dan ruang cadangan. Untuk aktivitas luar ruang, tanyakan apa rencana penggantinya bila hujan. Jawaban yang tidak ada berarti tidak ada rencana.
4. Konsumsi dan kebutuhan khusus. Cukup satu peserta yang punya kebutuhan makan tertentu untuk membuat seluruh jadwal berantakan bila tidak dipesan sejak awal.
5. Jadwal akses ruangan. Berapa lama tim Anda boleh masuk untuk menata ruang, dan kapan harus keluar. Untuk kegiatan berkelompok, waktu menata hampir selalu lebih lama dari perkiraan.
Kalau tim Anda tersebar di beberapa kantor Jakarta
Ini situasi yang sering muncul di perusahaan dengan kantor pusat dan cabang di wilayah yang sama. Dua pilihan yang biasanya bekerja:
- Satu lokasi di tengah. Semua peserta datang ke satu tempat yang jaraknya wajar dari kedua kantor. Cara ini menjaga pengalaman kebersamaan, dengan konsekuensi waktu perjalanan yang harus dihitung jujur.
- Dua batch di kantor masing-masing. Cara ini menghemat perjalanan, tetapi hasilnya baru setara kalau modul dan fasilitatornya sama, dan kedua batch bertemu lagi di sesi penguatan.
Yang perlu dihindari adalah menggabungkan dua kantor dalam satu ruangan tanpa mengubah cara kerja kelompok, karena peserta cenderung berkumpul dengan rekan sekantornya sendiri.
Empat kesalahan yang paling sering terjadi
1. Memesan tempat lebih dulu, tujuan menyusul. Tempat menjadi penentu, padahal seharusnya mengikuti.
2. Membiarkan jumlah peserta tumbuh. Daftar peserta yang terus bertambah sampai hari pelaksanaan membuat latihan berkelompok berubah menjadi tontonan.
3. Memilih aktivitas yang membuat sebagian peserta tidak nyaman. Permainan yang memaksa orang tampil di depan tanpa pilihan membuat peserta tertentu menarik diri sepanjang kegiatan.
4. Berhenti pada hari pelaksanaan. Tanpa satu sesi lanjutan, yang tersisa hanya kenangan, bukan kerja yang berubah.
Contoh satu hari yang rapi
Susunan berikut dipakai untuk tim 30 orang di venue dalam kota, dengan satu sesi lanjutan dua minggu setelahnya.
- 08.30 peserta berkumpul, sarapan ringan, pembagian kelompok dilakukan sebelum acara dibuka.
- 09.00 pembukaan, aturan main, dan penjelasan singkat apa yang akan dibahas hari itu.
- 09.30 sampai 11.30 rangkaian permainan kelompok dengan jeda di antaranya.
- 11.30 sampai 13.00 makan siang dan waktu bebas.
- 13.00 sampai 15.00 pembahasan hasil, dikaitkan dengan pekerjaan sehari-hari peserta.
- 15.00 sampai 16.00 penyusunan kesepakatan kerja dan penentuan apa yang akan diperiksa dua minggu lagi.
- 16.00 penutup.
Waktu bermain hanya dua jam, sedangkan waktu membahas dan menyusun kesepakatan hampir tiga jam. Perbandingan itu yang membuat kegiatan berhenti menjadi tontonan dan mulai menjadi program.
Yang lebih menentukan daripada nama penyelenggara
Banyak HR di Jakarta memasukkan “vendor team building Jakarta” ke kolom pencarian, lalu membandingkan beberapa penawaran. Cara itu wajar, tetapi yang paling menentukan hasil bukan nama penyelenggaranya. Yang menentukan adalah ada tidaknya asesmen sebelum kegiatan, apakah fasilitatornya orang yang sama dari awal sampai akhir, dan apa yang terjadi setelah hari pelaksanaan.
Langkah berikutnya
Kalau Anda sedang menyusun rencana team building untuk tim Anda, dua hal yang bisa dikunci lebih dulu adalah tujuan dan jumlah peserta per batch. Bentuk dan pilihan format kegiatan Mitologi Inspira ada di halaman Team Building Training, dan bedanya team building dengan team development dijelaskan di artikel perbandingan ini.
Kalau Anda ingin membahas jumlah peserta dan format yang pas untuk tim Anda, tim sales Mitologi Inspira bisa dihubungi di WhatsApp 0811 922 3601. Kalau Anda sudah punya kebutuhan yang lebih spesifik dan ingin penawaran tertulis, sampaikan lewat formulir kebutuhan. Kami juga membahas perbandingan isi paket di halaman paket training perusahaan.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Berapa jumlah peserta yang ideal untuk team building di Jakarta?
Untuk kegiatan yang berisi permainan berkelompok dan pembahasan, satu batch dijaga maksimal 30 peserta. Di atas angka itu, waktu untuk berbicara per orang menjadi sangat tipis. Tim yang lebih besar sebaiknya dipecah menjadi beberapa batch.
Apakah team building harus di luar kantor?
Tidak harus. Untuk menyegarkan hubungan antar anggota tim, kegiatan di ruang kantor yang ditata ulang sudah cukup, asal ruang geraknya memadai. Keluar kantor mulai dibutuhkan ketika tujuannya mengubah cara kerja, supaya peserta lepas dari gangguan kantor sehari-hari.
Apa saja yang biasanya dihitung terpisah dari biaya sesi?
Sewa ruang, konsumsi, transportasi dan akomodasi, instrumen asesmen per peserta, serta waktu kerja peserta yang tersita. Penyedia yang menyebut rincian komponennya lebih mudah dibandingkan daripada yang hanya menyebut satu angka bulat.
Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk satu kegiatan yang lengkap?
Kegiatan setengah hari cukup untuk menyegarkan hubungan dan menyamakan bahasa. Untuk mengubah kebiasaan kerja, rangkaiannya beberapa minggu dengan tiga sentuhan: kegiatan utama, sesi penguatan, dan sesi penutup.
