Program team development yang hasilnya bertahan biasanya berjalan antara delapan sampai dua belas minggu, terbagi dalam tiga sampai empat sentuhan sesi. Yang menentukan panjangnya bukan besar anggaran, melainkan cara orang belajar, yaitu pengulangan berjarak dan umpan balik di antara sesi. Satu sesi memang tidak cukup, tetapi setahun penuh juga belum tentu perlu.
Kenapa durasi ditentukan cara belajar, bukan jumlah hari
Pelatihan sekali jalan terasa cukup karena hari itu penuh energi. Persoalannya muncul tiga minggu kemudian, saat kebiasaan lama kembali dan tidak ada yang mengingatkan. Riset transfer pembelajaran sejak lama menunjukkan sebagian besar isi pelatihan menguap dalam hitungan minggu tanpa penguatan berulang, dan perubahan perilaku membutuhkan pengulangan berjarak, bukan paparan tunggal.
Konsekuensinya praktis. Menambah satu hari di dalam satu sesi hanya menambah bahan, bukan menambah kebiasaan. Yang menambah kebiasaan adalah jarak antar sesi, kesempatan mencoba di pekerjaan asli, dan percakapan umpan balik dengan atasan langsung.
Tiga pola durasi yang paling sering dipakai
Panjang program biasanya mengikuti salah satu dari tiga pola ini. Ketiganya sah, yang penting polanya cocok dengan tujuan.
| Pola | Bentuk | Rentang waktu | Paling cocok untuk | Yang perlu disiapkan |
|—|—|—|—|—|
| Satu sesi intensif | satu sampai dua hari berturut | satu minggu | menyamakan bahasa kerja dan menumbuhkan kesadaran diri | asesmen sebelum sesi, kesepakatan tindak lanjut |
| Rangkaian tiga sentuhan | sesi utama, sesi penguatan, sesi penutup | enam sampai dua belas minggu | mengubah kebiasaan kerja tim dan merapikan serah terima antar divisi | waktu kerja untuk latihan, keterlibatan atasan langsung |
| Kemitraan berkelanjutan | sesi berkala dengan pendampingan | enam sampai dua belas bulan | perubahan lintas tim dan pengembangan pemimpin | penanggung jawab internal, jadwal yang dijaga |
Menentukan panjang dari tujuan yang ingin dicapai
Menyamakan bahasa dan menumbuhkan kesadaran diri
Untuk tujuan ini, satu sampai dua sesi sudah cukup. Yang menentukan hasilnya bukan durasinya, melainkan ada tidaknya asesmen sebelum sesi. Tanpa asesmen, peserta membahas dirinya secara umum dan pulang tanpa gambaran yang bisa dipakai di pekerjaan.
Mengubah kebiasaan kerja tim
Kebiasaan butuh waktu dan pengulangan. Pola yang paling sering bekerja adalah tiga sentuhan dalam rentang enam sampai dua belas minggu: sesi utama dua hari, satu sesi penguatan setengah hari, lalu sesi penutup untuk memeriksa apa yang bertahan. Di antara sesi, peserta mencoba kesepakatan kerja baru di pekerjaan asli.
Menyiapkan pemimpin atau tim lintas divisi
Kalau sasarannya perilaku kepemimpinan atau kerja lintas fungsi, enam sampai dua belas bulan lebih masuk akal. Bentuknya bukan rangkaian kelas, tetapi pendampingan berkala: sesi setiap bulan, percakapan coaching di antaranya, dan pemeriksaan ulang bersama manajemen.
Tanda programnya terlalu pendek
Tanda berikut biasanya baru terasa setelah program selesai, padahal bisa dikenali sejak awal.
- Tidak ada asesmen sebelum dan sesudah sesi, sehingga perubahan hanya dikenang, tidak diperiksa.
- Sesi lanjutan belum terjadwal saat sesi pertama berakhir.
- Atasan langsung tidak pernah tahu apa yang dibahas di ruangan.
- Peserta diminta menuliskan komitmen, lalu tidak ada ruang untuk membahasnya kembali.
Tanda programnya justru terlalu panjang
Durasi yang berlebihan juga punya gejalanya sendiri.
- Sesi berubah menjadi pertemuan rutin yang agendanya tidak lagi jelas.
- Peserta berganti dari sesi ke sesi tanpa alasan yang dibicarakan.
- Tidak ada hal baru yang diuji di antara dua sesi.
- Anggaran habis di bagian fasilitasi, bukan di bagian perubahan.
Hal di luar jumlah hari yang lebih menentukan
Dua program dengan durasi identik bisa berakhir berbeda. Empat hal ini biasanya lebih menentukan daripada jumlah hari:
1. Asesmen awal yang membuat perubahan bisa dibandingkan.
2. Fasilitator yang sama dari sesi pertama sampai sesi terakhir.
3. Peran atasan langsung setelah sesi selesai.
4. Laporan dan tindak lanjut yang disepakati sejak awal.
Contoh satu rangkaian dua belas minggu
Ilustrasi berikut disusun dari pola yang paling sering terjadi. Sebuah perusahaan manufaktur dengan 200 karyawan mengeluh serah terima pekerjaan antar divisi sering tertahan. Yang mereka minta awalnya pelatihan kolaborasi dua hari.
Bentuk akhirnya berbeda. Pada minggu pertama dijalankan asesmen dan wawancara singkat dengan dua manajer. Sesi utama dua hari berjalan pada minggu ketiga sampai keempat. Minggu kelima sampai kesembilan peserta mencoba kesepakatan kerja baru, dengan percakapan singkat setiap minggu bersama atasan langsung. Sesi penguatan setengah hari diadakan pada minggu kesebelas, dan laporan penutup beserta kesepakatan lanjutan pada minggu kedua belas.
Total waktu di ruang kelas hanya dua setengah hari dari dua belas minggu yang berjalan. Sisanya bukan kelas, tetapi tetap bagian dari program. Di situlah perubahan biasanya terjadi.
Langkah berikutnya
Kalau Anda sedang menyusun anggaran atau memilih bentuk program, urutan yang menghemat waktu adalah menamai dulu gejala yang paling mahal, baru memutuskan apakah perlu diagnostik lebih dulu. Bentuk lengkap programnya ada di halaman Team Development Program, pilihan area pengembangannya ada di enam area pengembangan inti, dan kalau akar masalahnya belum jelas, mulai dari lima pertanyaan diagnostik tim sebelum training.
Untuk membahas durasi yang pas untuk tim Anda, tim sales Mitologi Inspira bisa dihubungi di WhatsApp 0811 922 3601. Kalau kebutuhan Anda sudah lebih spesifik dan ingin penawaran tertulis, kirim lewat formulir kebutuhan. Sinergi tim tidak dibentuk dari satu sesi, dan durasi yang benar umumnya mengikuti kesadaran itu.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah satu sesi dua hari sudah cukup untuk sebuah tim?
Cukup untuk menyamakan bahasa kerja dan menumbuhkan kesadaran diri, tetapi belum cukup untuk mengubah kebiasaan. Sesi dua hari paling baik diperlakukan sebagai titik awal, dengan satu sesi penguatan yang sudah dijadwalkan sebelum sesi pertama berakhir.
Berapa lama idealnya program team development untuk satu tim?
Untuk perubahan kebiasaan kerja, rentang yang paling sering bekerja adalah enam sampai dua belas minggu dengan tiga sentuhan sesi. Untuk perubahan lintas tim atau pengembangan pemimpin, rentangnya lebih panjang karena perilaku yang dilatih muncul perlahan.
Apakah durasi panjang otomatis lebih mahal?
Tidak selalu. Biaya terbesar biasanya ada di hari fasilitasi, sedangkan biaya lain seperti waktu kerja peserta tetap keluar meskipun programnya pendek. Rangkaian tiga sentuhan sering lebih hemat daripada satu sesi besar yang tidak meninggalkan kebiasaan.
Bagaimana kalau tim kami tersebar di beberapa kota?
Sesi utamanya bisa digabung di satu lokasi, sementara sesi penguatan berjalan daring dengan durasi lebih pendek. Yang penting bukan tempatnya, melainkan jarak antar sesi dan ada tidaknya percakapan tindak lanjut.
Apakah program bisa dimulai tanpa asesmen awal?
Bisa, tetapi hasilnya sulit diperiksa. Tanpa asesmen awal, tidak ada bahan pembanding untuk menilai perubahan, sehingga keberhasilan program hanya berdasar kesan peserta di akhir sesi.
Referensi
Baldwin, T. T., dan Ford, J. K. (1988). Transfer of training: A review and directions for future research. Personnel Psychology, 41(1).
Salas, E., Tannenbaum, S. I., Kraiger, K., dan Smith-Jentsch, K. A. (2012). The science of training and development in organizations: What matters in practice. Psychological Science in the Public Interest, 13(2).
