Mengelola Kebijakan dan Karyawan WFH (Working From Home)
Sebelum pandemi Covid-19, istilah WFH (Working from Home) hanya dikenal oleh segelintir perusahaan dan segenggam karyawan. Konsep bekerja dari rumah cuma jadi impian nun tinggi di awang- awang untuk karyawan yang enggan melepaskan empuknya sofa di rumah, dan nikmatnya bekerja dengan kaki diselonjorkan sambil memakai celana pendek.
Mereka yang mencoba untuk menerapkan kebijakan WFH hanyalah perusahaan atau organisasi yang bergerak di bidang digital, kreatif, atau perusahaan yang berani mencoba hal baru dan bereksperimen dengan kemajuan teknologi. Eksperimen itupun biasanya diakhiri dengan si bos dari generasi ‘konvensional’ yang ‘gerah’ dengan cara kerja aneh bin ajaib ini, dan berteriak memanggil tim HR- nya untuk menutup eksperimen, dan “panggil anak- anak untuk kerja di kantor lagi”.
Mungkin ‘geli’ rasanya melihat meja kosong tanpa tim yang bisa ‘dipegang’ langsung.
Skip ke tahun 2020, tiba- tiba, Covid-19 mengubah segalanya, dan memaksa WFH bukan cuma jadi kebijakan ‘coba- coba’, tapi jadi kewajiban.
Semua organisasi, perusahaan, bahkan sampai arisan ibu- ibu RT sebelah, dipaksa untuk dilakukan secara remote (jarak jauh), dan dilakukan dari rumah. WFH bukan lagi jadi alternatif atau eksperimen, tapi jadi norma baru dalam bekerja.
Kalau Anda dan organisasi Anda tidak memiliki kebijakan dan sistem kontrol WFH yang tepat, maka penurunan efisiensi dan produktifitas kerja karyawan akan menjadi nasib Anda. Disinilah Anda harus memahami cara, tips, dan trik menentukan kebijakan WFH dan mengelola karyawan WFH dengan baik!
Tips Praktis Mengelola Karyawan WFH
Anda tentu sudah merasakannya sendiri, bagaimana bekerja dengan gaya konvensional WFO (Working from Office) dan bekerja WFH (Working from Home) bisa memiliki perbedaan seperti bumi dan langit dalam hal kebijakan, pengelolaan, dan gaya interaksi sehari- hari antara tim HR, manajemen, dan para karyawan. Kita tidak bisa meremehkan bagaimana perubahan dari kebiasaan bekerja bersebelahan di meja kerja, menjadi bekerja antar layar, dapat mempengaruhi produktifitas dan mental individu dalam tim kita.
Sebagai seorang HR professional, Anda tidak bisa menggunakan dan menerapkan kebijakan kerja yang sama antara karyawan WFH dengan karyawan WFO, atau bahkan menggunakan kebijakan WFO klasik ke dalam era WFH.
Kesalahan ini dijamin akan menyebabkan turunnya produktivitas, demotivasi dalam diri karyawan, kegagalan pencapaian target, inefisiensi budget gaji karyawan, dan ruwet- ribetnya isi kepala tim HR yang mencoba untuk memahami dan mengelola semua perubahan dan tantangan di dunia baru ini, tapi masih dengan logika kerja ala WFO.
Supaya itu tidak terjadi, berikut adalah beberapa tips yang HARUS Anda pahami dan terapkan dalam kebijakan karyawan WFH di kantor atau organisasi Anda, baik dalam era pandemi, ataupun setelahnya, dalam menyambut era kerja dunia baru:
1. Tentukan Kebijakan WFH Yang Jelas dan Konsisten
Karena perubahan dalam gaya kerja dari WFO ke WFH terjadi secara sangat mendadak, kita semua ‘terciduk’ ke dalam kondisi ini dalam keadaan tidak siap. Saya bahkan berani bilang kalau bukan hanya sebagian besar, tapi SEMUA organisasi dan perusahaan tertangkap tangan lengah untuk perubahan drastis ini. Dan karenanya, tidak ada yang memiliki kebijakan WFH yang jelas untuk bisa diterapkan segera.
Akibatnya, salah satu kasus yang saya lihat banyak terjadi, adalah tidak adanya konsistensi dalam kebijakan WFH. Dan sebagai akibatnya, para atasan di kantor, atau tim manajemen, jadi melakukan kesalahan ekstrim. Antara terlalu micromanaging, atau terlalu hands-off dalam interaksinya dengan karyawan WFH.
Beberapa bos bahkan masih menelepon karyawannya diatas jam 21:00, yang sebenarnya seharusnya sudah jauh diluar jam kerja, hanya karena alasan “Ah, kan dia juga kerja di rumah juga”. Ini akan sangat demotivasi untuk karyawan, dan malah merugikan organisasi.
Ini adalah hal yang harus dihindari dalam kebijakan karyawan WFH. Karenanya, sejak awal, tentukan kebijakan WFH yang jelas dan konsisten. Hanya karena mereka tidak ada di kantor, bukan berarti mereka tidak punya jam kerja atau KPI kerja dari Anda.
2. Tentukan dan Perjelas Tujuan (Objective) sejak Awal
Saat karyawan bekerja di rumah dalam WFH, Anda akan lebih sulit untuk mengawasi dan memantau pekerjaannya secara step by step dalam prosesnya. Dan bukan hanya sulit, tapi kebiasaan untuk mengontrol tahap- tahap itu akan membuang waktu dan produktifitas Anda dan mereka.
Karena itu, untuk karyawan WFH, dimana posisi perannya dalam tim secara kasat mata akan terganggu tanpa adanya interaksi langsung, Anda harus menentukan objective dan tujuan jelas yang perlu dilakukannya atau dicapainya.
Dengan adanya objective dan tujuan yang jelas, karyawan WFH akan lebih memahami garis besar dan gambaran besar dari pekerjaan yang ditanganinya, dan memiliki semacam job- ownership terhadap tugasnya, dan ini akan membantunya memperjelas perannya dan expektasi yang diharapkan darinya, dalam waktu yang ditentukan, walaupun tanpa adanya interaksi fisik.
3. Dukung Dengan Teknologi dan Kompetensi
Tidak semua individu dalam organisasi Anda memiliki level teknologi yang sama atau pemahaman dan kompetensi yang sama dalam memakai teknologi tertentu. Organisasi dan perusahaan harus membantu penyediaan dan memastikan bahwa karyawan WFH memiliki support teknologi yang ia butuhkan, dan kompetensi untuk memakainya.
Pastikan ia memiliki akses ke software, hardware, atau aplikasi yang digunakan tim Anda dalam bekerja, dan memastikan semua karyawan WFH mendapatkan training dan pelatihan dalam mengembangkan kompetensi untuk memakai teknologi kerja itu, untuk mendukung situasi remote- coworking ideal.
4. Gunakan Tracker atau Project Management Tool
Untuk membantu kolaborasi antar anggota tim yang tidak bisa selalu bertemu secara fisik seperti dalam situasi kerja karyawan WFH, Anda perlu software atau aplikasi remote- coworking atau project management tool seperti Trello, atau banyak alternatif lainnya.
Tujuan dari menggunakan tracker atau project management tool seperti ini adalah menyederhanakan proses kolaborasi jarak jauh antara setiap anggota tim yang terlibat dalam sebuah project yang sama, tanpa harus melalui tahap laporan resmi setiap tahapnya, dan mengurangi kebutuhan meeting langsung. Dan pada saat yang sama, membantu Anda memantau progress kerja setiap tim dengan mudah.
5. Perkuat Koneksi, Komunikasi, dan Dialog antar Tim
Dalam keadaann tanpa tatap muka rutin, salah satu hal yang dapat terganggu adalah faktor bonding dan relasi antara anggota tim dan antara karyawan WFH dengan Anda dan tim manajemen. Karena hal ini dapat mengganggu motivasi dan kekompakan tim, maka situasi ini harus ditangani dengan segera.
Pastikan Anda membuat sesi- sesi pertemuan online, telepon, atau forum dialog melalui project management tool yang terus berjalan baik untuk membangun dan terus memperkuat komunikasi dan dialog antar anggota tim. Dan pada saat yang sama, perbanyaklah mendengar situasi karyawan WFH, yang akan membantu Anda memahami situasi mereka.
6. Perhatikan Tanda- Tanda Stress dan Masalah Pribadi Karyawan
Situasi WFH juga menjadi beban tersendiri dalam diri karyawan yang bekerja dari rumah. Perubahan kebiasaan akan mengganggu karyawan secara mental dan fisik. Belum lagi, seringkali situasi WFH, apalagi dalam pandemi, akan menggangu situasi keluarga karyawan, dan pada akhirnya mengganggu kinerja WFH nya.
Karena itu, perhatikan dan dengarkan adanya kemungkinan tanda stress, tekanan, atau masalah pribadi karyawan yang mungkin akan mengganggu performanya bekerja dari rumah, yang akan berdampak pada pencapaian dan KPI.
7. Tingkatkan Kepercayaan dan Penghargaan
Karyawan yang bekerja dari rumah tidak akan memiliki banyak kesempatan untuk bertemu peer (rekan kerja), dan atasannya di kantor. Karena itu, faktor demotivasi mungkin akan terjadi pada dirinya karena tidak mendapatkan interaksi atau feedback positif.
Salah satu elemen yang dapat memotivasi karyawan dalam konsep self development dan gamifikasi adalah instant feedback. Tanpa adanya interaksi, elemen ini sering terabaikan dan terlupakan. Untuk karyawan WFH, elemen ini dapat diterapkan dengan meningkatkan kepercayaan pada pekerjaan karyawan dan menghindari micro managing, dan dengan memberikan penghargaan dan apresiasi terhadap pekerjaannya yang berhasil baik, sebagai wujud feedback positif.
8. Fokus pada Hasil, Bukan semata pada Proses
Dengan terpisahkan jarak, seringkali tidak mudah untuk melakukan pengawasan proses kerja karyawan WFH, apalagi sehubungan dengan ‘jam kerja’ WFH dan proses kerja berbanding waktu istirahat si karyawan. Kalau Anda terlalu terbiasa pada konsep ‘jam kerja’, maka konsep WFH akan menjadi beban dalam urusannya dengan pengawasan jam ‘ngantor’ si karyawan.
Untuk ini, saya sarankan Anda untuk tidak terlalu memusatkan diri pada ‘jam kerja’ atau proses sehari- hari karyawan, tapi lebih memusatkan pada hasil. Artinya, saat karyawan WFH, mereka cenderung mengadaptasikan moment kerja dengan selingan- selingan keluarga lainnya, ini sangat alami. Anda dapat tetap mempertahankan produktifitas dan efisiensi dengan memberikan hasil dan target jelas, dan tidak terlalu kaku pada proses kerja yang dilakukan karyawan.
Untuk mempermudah proses WFH, nilai produktifitas karyawan dari hasil dan pencapaian targetnya.
Apabila Anda mau tetap memaksakan ‘jam kerja’, itupun boleh saja, tapi ingat, Anda pun harus konsisten dengan jam yang telah Anda putuskan sendiri.
Menerapkan Kebijakan Karyawan WFH
Rancang dan tetapkan kebijakan untuk karyawan WFH Anda dengan cermat dan teliti, karena kondisi WFH ini bukan hanya diduga akan berlangsung selama pandemi, tapi juga akan berpengaruh pada situasi kerja dalam ‘new normal’. Bahkan, beberapa organisasi dan perusahaan telah mulai mempertimbangkan kebijakan ini sebagai kebijakan permanen kantor mereka, karena ternyata WFH bisa meningkatkan efisiensi anggaran kantor.
Bagaimana Anda menerapkan kebijakan WFH di kantor Anda? Hubungi kami untuk program training online, ataupun untuk membantu organisasi Anda menerapkan kebijakan dan pengembangan HR dalam era WFH ini!
